다우오피스

다우오피스(DaouOffice)

다우오피스(DaouOffice)

다우오피스(DaouOffice)는 업무에 필요한 다양한 서비스를 연결하는 비즈니스 그룹웨어 플랫폼이다.

개요

다우오피스는 다우 기술이 자체 개발한 메일, 협업, 기업용 소셜 네트워크 서비스(SNS) 기술을 모아 모바일 환경에서 실시간 업무 처리와 협업, 소셜 커뮤니케이션을 지원하는 그룹웨어 솔루션이다. 실무자의 워크플로에 맞춰 수평적 소통과 협업에 중점을 뒀다. 안드로이드와 iOS를 모두 지원한다. 주요 기능으로 검색과 보안을 강화한 웹메일, 워크플로 기반의 전자결재, 피드방식의 소셜 게시판, 조직 내 설문 작성 및 통계 기능, 다양한 형태의 피드백 기능을 통한 협업 강화, 구글 캘린더 수준의 공유형 캘린더, 조직도 기반의 맞춤형 보고서 작성 기능, 지식 축적과 공유를 위한 자료실, 수평적 조직 문화를 위한 커뮤니티 관리 기능, 모바일 메신저 등이 있다.

특징

다우오피스는 웍스(Works) 기능으로 간편하게 필요한 앱을 만들 수 있는 것이 가장 큰 장점이다. 가성비가 뛰어나고, 별도의 ERP관련 프로그램을 도입하지 않고, 웍스 기능으로 간단하게 직접 만들어 데이터베이스화할 수 있으며 현재 트렌드의 UI가 반영되어 있고, 사용성 및 접근성이 좋고 직관적으로 보이는 인터페이스, 자유도가 있는 웍스와 같은 기능을 가지고 있다. 또한 다우오피스는 개발자의 도움 없이 원하는 협업 기능을 드래그 앤드 드롭 형태로 만들어 사용할 수 있으며 기업 내 필요한 솔루션을 구매하지 않고 무제한으로 생성이 가능하다는 장점이 있다. 다우오피스는 다양한 산업, 직무에 걸쳐 3000여 개 고객사가 사용하고 있는데 웍스 콘테스트를 통해 실제 고객사에서 사용하는 템플릿을 추가 확보했고 현재 400여 종의 템플릿이 무료로 제공되고 있다. 가장 인기 있는 템플릿으로는 계약서 관리, 법인차량 관리, 거래처 관리, 인사 관리, 고객 불만 관리 등이 있다. 고객은 웍스에서 업무 프로세스에 맞게 직접 앱을 만들 수도 있고 원하는 템플릿을 다운로드한 후 본인 계정에 업로드해 바로 이용할 수 있다. 다운로드한 템플릿은 회사 프로세스에 맞게 수정도 가능하다. 다우기술은 웍스를 처음 이용하는 고객사 담당자 및 사용자들을 위해 웍스 컨설팅 서비스도 지원한다. 고객사에서 관리가 필요한 데이터, 업무 프로세스 등을 요청하면 컨설턴트는 최적의 방향으로 앱을 구성할 수 있도록 제시하고 제작까지 도와준다. 이러한 지원 서비스로 신규 고객사는 웍스라는 생소한 기능에 쉽게 접근할 수 있다. 또한 다우오피스는 메일, 전자결재 외에도 다른 그룹웨어에서는 찾아보기 힘든 주 52시간 근로기준법을 반영한 인사 및 근태관리 기능과 함께 설문, 필요한 기능을 직접 만들어 쓰는 웍스 등 20가지 기능을 제공하고 있어 업무 효율성이 높고 또한 클라우드 공유형에서도 보다 효율적인 업무 처리가 가능하도록 영림원, 비즈플레이와 제휴를 맺고 있다. 또 다우오피스는 전자결재 기능이 직관적으로 사용할 수 있는 UI로 구성되어 있어 처음 전자결재를 사용하는 사람도 어려움 없이 사용할 수 있고 더욱 더 쉽게 전자결재 기능을 이용하라고 100여 종의 전자결재 템플릿을 제공하고 있다. 샘플 양식을 전자결재 편집기를 이용해서 회사에 알맞은 양식으로 변경이 가능하고 이해하기 쉬운 가이드도 함께 제공하고 있어 전자결재 사용을 두려워하시는 사람들도 쉽게 접근할 수 있다. 무엇보다 실시간 알람과 모바일 연동으로 외부에서도 편리하게 사용할 수 있다는 장점을 갖고 있다. 출퇴근 버튼을 누르면 GPS와 IP주소가 찍혀 부정 출퇴근 방지도 가능하고 다양한 근무제(유연근무제, 탄력근무제 등)에 대응할 근태 옵션 설정도 가능해 직원들도 편리하게 사용할 수 있다.

기능

다우오피스 서비스

메일

메일은 국내 유일의 그룹웨어로 대용량의 메일도 신속하게 처리할 수 있으며 다양한 편의/관리 기능을 제공한다. 또한 검색 기능을 가지고 있어 단어만으로 검색하는 것이 아닌 메일 수발신 기간, 메일 중요도 여부, 읽음 여부 등의 특정 조건을 등록하여 메일을 편리하게 검색할 수 있고 특정 조건에 따른 자동 분류 기능으로 메일이 올 때마다 번거롭게 분류할 필요가 없다. 또 개인 필요에 따라 태그(카테고리)를 생성하고 색상을 지정할 수 있으며 지정된 색상의 태그를 통해 메일의 카테고리를 한눈에 파악할 수 있게 되어 중요한 업무를 한눈에 파악할 수 있고 메일을 더욱 빠르고 정확하게 찾을 수 있다. 다우오피스 메일은 특정 메일함을 팀원 또는 지정한 동료와 공유할 수 있다. 메일을 송수신할 때마다 참조를 걸거나, 일일이 전달 설정을 하지 않아도 되기 때문에 간편하게 업무를 진행할 수 있고 공유 메일함을 통해 제안서, 참고 파일 등을 손쉽게 공유할 수 있어 효율적인 협업이 가능하다. 또한 자동전달 기능을 통해 사전에 입력된 메일 주소로 자동으로 전달되도록 설정할 수 있고 예외로 자동 전달되지 않을 경우도 설정이 가능해서 해당 예외 경우에만 다른 메일로 전달되도록 설정할 수도 있으며 다우오피스 메일에는 통합 메일 보안 솔루션 테라스메일시큐리티가 탑재되어있어 스팸, 바이러스는 물론이고 그 외에 그룹웨어가 놓칠 수 있는 메일 보안까지 안전하게 보호한다.

전자결재

전자결재는 다우오피스 전자결재 시스템을 이용하면 PC 및 모바일을 통해 서면으로 하던 결재를 대체할 수 있어 시간과 장소에 구애받지 않는 빠른 의사결정이 가능하다. 결재, 반려, 전결, 대결, 후결, 합의, 참조, 열람 등 오프라인의 다양한 결재 프로세스를 온라인으로 완벽하게 지원하기 때문에 자주 사용하는 양식에 자동 결재선을 지정함으로써 결재할 때마다 결재선을 지정하는 번거로움을 줄일 수 있다. 또한 다우오피스는 자주 사용하는 전자결재 양식 100여 종을 무상으로 제공해, 별도로 양식을 제작하거나 구매할 필요 없이 손쉽게 사용할 수 있고 전자결재 양식 편집기를 통해 다운받은 샘플 양식을 회사 내규에 맞게 수정하거나 새롭게 제작할 수도 있으며 다양한 샘플 양식은 고객 케어 라운지에서 다운로드받을 수 있다. 다우오피스는 다양한 타 솔루션과의 연동을 지원한다. 다우오피스는 ERP(전사적자원관리), 경비지출서비스, 출입통제 등의 솔루션과 전자결재 연동을 지원하여 각각의 솔루션에서 중복 결재 없이 한 번에 처리가 가능하다. 또한 오프라인 결재 프로세스를 모바일로 완벽하게 구현해 놓았기 때문에 언제 어디서든 결재를 승인할 수 있다. 부재중인 결재자를 기다릴 필요가 없이 모바일로 신속한 결재와 실시간 의견 공유가 가능하다. 결재 문서를 기안할 때 외부 주소록에 등록된 주소로 공문서 수신처를 설정 함으로써 시행문을 발송하실 수 있으며 발신 명의, 직인, 시행문을 원하는 대로 설정할 수 있어 필요에 따라 사용 여부를 설정하실 수도 있다. 공유 문서함 생성을 통해 개인 문서함의 결재문서를 특정 사용자 혹은 부서에 공유하실 수 있는데 문서함이 공유되더라도 비공개로 설정되었거나 보안 등급이 높은 문서의 경우 열람이 불가능하다.

근태관리

근태관리는 최신 근로기준법에 맞춘 다양한 근태 기능을 제공하여 쉽고 편리하게 근무시간을 관리 할 수 있다. PC와 모바일에서 클릭 한 번으로 출/퇴근을 완료할 수 있다. 다우오피스 홈 화면 좌측 근태관리 가젯에 출근 버튼을 클릭하면 시간이 기록되고, 근무시간이 누적되며 휴가, 출장, 외근 등 다양한 근무상태 설정을 통해 더욱 자세한 근태기록이 가능해 외근이나 현장직에 종사하시는 분들도 출/퇴근시간에 맞춰 모바일로 간단하게 출/퇴근을 완료할 수 있다. 또한 근태관리 내 근태 현황 탭에서 누적 근무시간과 초과 및 잔여 근무시간을 한눈에 볼 수 있고 주 52시간 근로제에 맞춰 스스로 근무시간을 유연하게 관리할 수 있으며 나의 연차 내역 탭에서 연차 사용 현황과 잔여 연차일수를 확인할 수 있다. 또한 근무시간 관리 기능으로 상황에 맞는 다양한 근무시간을 설정할 수 있다. 선택 근무제의 경우 코어타임(의무적 근로시간대) 설정이 가능하고 주 52시간 근무제에 맞춰 근로시간을 준수할 수 있도록 업무 시작 및 종료 시에 알람을 설정할 수 있다. 또한 근태 관리자는 GPS/IP 사용 설정을 통해 부정 출퇴근을 방지할 수 있다. 특정 IP 대역을 지정하면 이외의 다른 장소에서 출/퇴근이 불가능해진다. 관리자는 근태관리 탭에서 팀/전사 단위의 직원 근태 현황을 볼 수 있는데 일/주/월별로 제공되는 근태 데이터로 한눈에 근태 통계를 파악할 수 있고 연차현황과 사용내역, 인사정보 관리기능까지 파악할 수 있어 근태관리의 효율성을 높여준다. 또한 다우오피스는 출입통제 솔루션과 전자결재와의 연동으로 더욱 편한 근태관리를 지원한다. 연장근무 시에는 전자결재를 통해 근무를 신청하면 근태 현황에 자동 반영되고, 출입통제 솔루션(ADT캡스) 연동으로 사업장에서 더욱 체계적인 근태체계를 구축할 수 있다.

온라인 포스트잇

온라인 포스트잇 투두플러스(ToDO+)로 업무를 간단히 적고 원하는 대로 분류하여 이력을 편리하게 관리하고 공유할 수 있다. 투두플러스 메인 화면에서 보드를 추가하여 큰 카테고리의 업무를 추가하고 보드를 생성해 해야 할 업무의 내용을 간단하게 기록하여 관리할 수 있다. 또한 투두플러스 기능은 모바일로도 100% 사용 가능하기 때문에 시간과 장소에 관계없이 그때그때 떠오르는 업무 관련 정보를 기록할 수 있고 공유가 필요하다고 생각되는 보드는 팀원들 혹은 타 팀원들이 나의 직면 업무를 같이 알 수 있게 하기 위해 팀별로 또는 개인별로 공유를 설정할 수 있다. 업무 담당자를 설정할 수 있어 담당자로 설정된 사람은 카드 내의 변동 사항에 대한 알림을 받을 수 있어 발 빠른 업무 대체가 가능하다. 또한 카드에 8가지 색의 라벨을 지정할 수 있는데 카테고리, 중요도 별로 다른 색의 라벨을 지정할 수 있기 때문에 업무에 대한 간략한 정보를 한눈에 파악할 수 있으며 업무 카드별로 기한 설정이 가능해 투두플러스 내 캘린더를 통해 카드별 업무 기한과 날짜별 통계를 한눈에 확인할 수 있어 중요도에 따른 업무 플로우를 가져갈 수 있다. 또한 체크리스트 설정을 통해 놓치는 부분 없이 업무를 처리할 수 있고 이미지, 동영상 등 업무에 필요한 다양한 파일을 첨부할 수 있으며 댓글 기능으로 업무 담당자 간의 의견 공유 및 추가 코멘트가 가능하여 협업의 가치가 상승한다.

보고

다우오피스 보고 기능을 통해 서면으로 정리하여 공유했던 문서를 온라인으로 팀원 혹은 실무진과 공유할 수 있다. 다우오피스 보고는 정기 보고와 수시 보고 기능을 제공하는데 정기 보고서는 정해진 주기에 따라 작성하며 일/주/월별로 주기를 설정할 수 있고 보고 주기마다 자동으로 회차가 생성되기 때문에 번거롭게 보고서를 갱신할 필요가 없고, 참조하고 싶은 보고서를 빠르게 찾을 수 있다. 보고 홈에서 작성해야 할 보고서를 확인할 수 있다. 자신이 보고자로 등록된 보고서는 모두 상위 카드로 노출되어 작성해야 하는 보고서를 빠짐없이 확인할 수 있고 작성할 보고서를 클릭하면 해당 보고서를 작성할 수 있다. 양식이 지정된 보고서라면 양식에 맞춰 보고하고 양식이 없다면 자유롭게 보고한다. 다우오피스 보고는 조직도 기반의 맞춤 보고서를 제공하고 있고 보고 홈의 왼쪽 탭에서 부서별 및 항목별로 체계적으로 보고서를 관리할 수 있으며 누구나 새로운 보고서를 추가할 수도 있다. 보고서를 추가하면 보고자와 참조자, 운영자를 설정할 수 있으며 보고서 유형도 선택이 가능하다. 특히 참조자 설정을 통해서 타 부서원과도 보고서를 공유하기에 용이하고 반복 주기 설정을 통해 보고 이슈에 대해 꾸준히 관리할 수 있다. 다우오피스 보고의 가장 큰 장점은 다양한 보고서 양식이 무료 제공될 뿐만 아니라 자유롭게 양식을 편집할 수 있다는 것인데 양식 편집을 클릭한 후 다른 양식 불러오기를 클릭하면 업무일지, 주간보고, 출장보고서 등 자주 사용하는 보고서 양식들을 확인할 수 있고 부서 양식과 전사 공용 양식 카테고리가 나뉘어 있어 원하는 보고 양식을 찾기가 수월하다. 또한 보고서 작성을 완료한 뒤에 댓글 기능을 활용해서 보고와 관련된 피드백을 주고받을 수 있다.

주소록

주소록은 사용자가 자주 연락하거나 나중에 기억할 필요가 있는 연락처를 저장하고 관리하는 기능인데 크게 공용, 개인, 부서별로 구분하여 사용해 체계적으로 관리할 수 있다. 개인 혹은 기업 내에서 수집 하고 있는 고객 정보를 통합적으로 관리할 수 있어 기업 공동 재산으로 활용이 가능하다. 연락처를 추가하는 방법은 매우 간단한데 메인 화면 왼쪽 탭 위 연락처 추가를 클릭한 후 상세 정보를 입력해도 되지만 주소록 필드 위 빠른 등록을 클릭한 후 이름, 이메일, 휴대폰 번호만 입력하면 빠르게 연락처를 등록할 수 있다. 또한 같은 회사의 동료라면 직접 연락처를 묻고 추가할 필요가 없다. 주소록 필드 위 더보기에 숨겨진 조직도 가져오기를 클릭하면 조직도에 등록된 동료의 연락처를 내 주소록으로 쉽게 등록할 수 있다. 또 아웃룩 연동으로 연락처를 쉽게 가져오거나 내보낼 수 있다. 아웃룩 주소록을 다우오피스로 옮길 경우 더보기에 숨겨진 CSV에서 가져오기를 클릭하고 아웃룩에서 내보낸 엑셀 형식(.csv)의 주소록을 첨부하기만 하면 된다.

캘린더

다우오피스의 캘린더는 내 일정을 효율적으로 관리할 뿐만 아니라 동료의 일정까지 확인할 수 있는 기능을 제공한다는 점에서 협업과 소통 기능에 특화된 캘린더라고 할 수 있다. 좌측 상단에 위치한 일정 등록을 통해서도 일정을 추가할 수 있지만 캘린더 목록에 등록하고자 하는 날짜를 클릭하면 간편하게 일정을 추가할 수 있고 일정명을 입력한 후 시간과 장소까지 입력하면 일정 등록이 완료된다. 구체적으로 일정을 등록하고 싶다면 일정 상세 입력을 클릭하면 된다. 정기 회의처럼 반복적인 일정의 경우 반복 기능을 활용할 수 있는데 반복 주기를 설정하면 모든 일정이 자동으로 캘린더에 등록되며 일정을 함께할 동료들을 참석자로 설정한 후 동료에게 일정을 알릴 수도 있다. 또한 일정 상세 등록 시 회의실 예약을 할 수 있다. 먼저 등록된 자산 항목 중 사용하고자 하는 회의실을 선택하면 일정 시간에 맞게 회의실이 자동 예약된 것을 확인할 수 있다. 또한 관심 캘린더 기능이 있는데 원활한 업무 진행을 위해서 동료의 일정을 내 캘린더에서도 확인할 수 있으며 관심 캘린더 신청을 수락한 동료 일정을 내 일정과 다른 색상으로 구분해서 표시할 수 있다. 캘린더 관리자의 경우 모든 임직원이 확인할 수 있는 일정을 등록할 수 있는데 전사적으로 알려야 하는 중요한 일정이 있다면 전사 일정 목록을 생성할 수 있다.

설문

다우오피스 설문 기능은 간단한 설정만으로 누구나 설문을 만들고 바로 참여할 수 있다. 설문 목적에 맞게 설문 대상과 참조자를 설정할 수 있고 이후 설문 문항 설정 시 선택형, 텍스트형, 점수형 문항과 필수/복수 답변 기능을 활용하여 더욱 체계적인 설문 형식을 만들 수 있다. 설문이 진행되는 동안에도 실시간으로 설문 현황을 파악할 수 있는데 참여율과 선택 문항 비율을 직관적인 차트를 통해 확인할 수 있다. 또한, 모두의 참여가 필요한 중요한 설문의 경우 설문의 미참여자에게 자동으로 알림을 보내 참여를 유도할 수 있고 설문 종료 시 결과 다운로드를 통해 편리하게 설문 결과를 공유할 수 있다. 댓글 기능을 통해 실시간으르 의견을 주고 받을 수 있는데 참여자는 댓글 의견을 바탕으로 응답을 수정할 수도 있고, 관리자는 댓글을 반영하여 설문 내용을 변경할 수도 있다.

예약

예약 기능을 통해 공동으로 사용하는 자산의 현황을 온라인으로 파악하고 예약 및 대여가 가능하여 자산의 효율적인 사용을 할 수 있다. 회의실을 예약하기 위해 먼저 예약 현황을 파악해야 하는데 예약 현황을 한눈에 볼 수 있어 예약 가능한 시간과 장소를 금방 찾아낼 수 있고 승인 절차 없이 예약 정보와 목적을 간단히 입력하면 예약이 완료된다. 또한 자산의 종류에 따라 추가적인 정보를 제공받을 수 있으며 자산 상세 정보를 통해 대여 상태, 보유 기기 유무 등을 미리 파악할 수 있어 빔프로젝터 유무를 확인하기 위해 번거롭게 회의실까지 갈 필요가 없다. 또한 캘린더를 통해 회의실을 예약할 수 있는데 캘린더에 회의 일정을 등록하면서 목적에 맞는 회의실을 예약할 수 있고 회의에 참여하는 동료들과 회의실 정보를 쉽게 공유할 수 있어 편리하게 사용이 가능하다.

문서관리

다우오피스 문서관리 기능은 전사/팀 단위로 공유할 문서들을 쉽고 간편하게 등록할 수 있고 사내에서 공유하는 규정이나 매뉴얼을 공유하고 관리 할 수 있어 문서 보존 및 이력 조회가 가능하다. 문서를 저장할 때 버전 및 보존 연한 설정과 문서 번호 생성을 할 수 있어 체계적인 문서 관리가 가능하다. 기존 종이 문서와 동일한 방식으로 필요한 정보들을 입력할 수 있어 전자 문서의 용이한 관리가 가능하다. 기등록된 문서를 수정 및 업데이트할 경우 변경 사유를 기록할 수 있으며 해당 문서 열람자는 문서의 변경 사항들을 쉽게 파악할 수 있다. 문서 관리자의 경우 특정 버전의 문서를 삭제할 수도 있다. 또한 문서함 관리자는 문서 승인 권한을 통해 전사 문서를 더욱 효율적으로 관리할 수 있고 문서 등록을 통제하여 보안이 염려되는 문서들은 반려할 수도 있다. 또 문서의 특성에 맞게 자유롭게 이동하여 문서 폴더를 정리할 수 있다.

게시판

다우오피스 게시판은 좋아요와 댓글 등의 소셜 기능부터 익명 게시판 기능까지 다양한 기능을 갖춰 기업 내 소통을 이끌어 갈 수 있다. 게시판 보드 생성 시 전사 혹은 부서별로 보드를 생성해서 관리할 수 있으며 부서별 게시판을 생성하여 공유 기능으로 타 부서원과도 게시판을 공유하여 보다 원활한 소통이 가능하다. 또한 게시글의 성격에 맞게 클래식 게시판과 피드형 게시판 중 적절한 형식의 게시판을 선택하여 생성할 수 있고 피드형 게시판은 소셜 미디어처럼 내용 위주의 피드를 보기 쉽게 확인할 수 있으며 댓글과 좋아요 등 게시물에 대한 즉각적인 의사 표현이 가능하다. 또 신규 등록된 게시물을 구독 설정 기능을 적용하여 메일을 통해 구독할 수 있는데 별도의 다른 절차 없이 수신 메일을 통해 게시물을 확인할 수 있기 때문에 게시물에 대한 접근성이 높아진다. 익명게시판은 자유롭게 의견을 공유할 수 있는 기능인데 게시물이나 댓글 작성자를 절대 확인할 수 없으며 비공개 기능을 선택하여 더욱 자유로운 의사 표현을 할 수 있다는 장점이 있다.

커뮤니티

다우오피스 커뮤니티는 사내 동호회, 기업 내 소모임, 스터디와 같은 기업 내 작은 모임 공간으로서 회사 생활을 벗어나 자유로운 소통을 할 수 있는 공간이다. 커뮤니티를 통해 더욱 활기찬 사내 분위기 만들 수 있다. 가입하고 싶은 사내 커뮤니티가 있다면 복잡한 절차 없이 가입 신청이 되고, 이후 운영자가 요청을 승인하면 신입 회원이 된다. 원하는 커뮤니티가 없다면 직접 커뮤니티를 만들 수 있는데 왼쪽 탭 상단 커뮤니티 만들기를 클릭한 후 소개글과 공개 여부를 설정하면 커뮤니티가 생성되며 추후 운영자 변경과 추가도 가능하다. 운영 중인 커뮤니티는 게시판을 통해 회원들과 소통할 수 있고 회원 대상으로 커뮤니티 관련 소식들을 메일로 전송할 수 있으며 왼쪽 탭에서는 가입 회원들을 확인하고 가입을 원하는 동료를 직접 초대할 수도 있다.

보안

다우오피스 보안 기능은 다우기술의 기술력과 18가지 협업 기능으로 기업의 자산과 개인의 정보를 안전하게 지켜준다. 다우오피스 로그인 연속 오류 시 자동입력 방지 문자가 동작하며 특정 IP와 기기에 대해 OTP 인증을 설정하여 안전한 로그인 환경을 유지할 수 있다. 또한 이외에도 특정 IP 접속차단, 비밀번호 암호화 및 강제변경, 동시접속 자동 로그아웃 등의 세부 기능으로 계정을 안전하게 보호할 수 있다. 또 스팸 차단 솔루션 테라스메일시큐리티가 탑재되어 더욱 강력하고 검증된 메일 보안 환경을 제공한다. 스팸 차단 기능으로 스팸 바이러스 차단 수준과 처리 방법을 설정할 수 있고, 수신 거부 메일 주소를 등록하여 원천적인 스팸 차단이 가능하다. 수신메일의 안전 미리 보기를 통해 스팸 메일 여부를 판단할 수도 있다. 관리자의 경우 메일 통계를 통해 유형별 스팸 메일 현황을 파악하고 이에 대응할 전사적 보안 환경을 구축할 수 있다. 또한 이중 암호를 설정하여 안전하게 앱에 접근할 수 있고, 의심되는 파일은 미리 보기를 통해 안전하게 확인할 수 있으며 기기 분실 시 앱 접근 차단을 통해 중요 정보 유출을 방지할 수 있다. 세 가지 보안 기능을 중심으로 다우오피스의 18가지 기능들에 다양한 서비스 보안 기능들도 제공되어 있어 어떤 기능을 사용하던 다우오피스 보안을 함께 사용할 수 있다.

메신저

다우오피스 메신저는 Today를 통해 오늘의 일정부터 메일, 결재 문서 등을 확인할 수 있고 오늘의 일정과 업무를 잊지 않고 즉시 확인 및 등록할 수 있어 매우 편리하다. 조직도 탭을 펼쳐보면 팀원들의 접속 상태를 확인할 수 있는데 초록색은 접속, 주황색은 자리 비움, 회색은 미접속 상태를 의미하여 팀원의 근태 현황을 한눈에 쉽게 파악할 수도 있다. 자리비움 상태는 특정 시간 동안 PC 메신저가 비활성화되면 자동으로 설정되고, 자신이 자리비움 상태라면 모바일로 알림이 전송돼 중요한 업무를 놓치지 않을 수 있다. 동료들과 원활한 소통을 위해 대화방 내 다양한 기능을 활용할 수 있고 이모티콘, 파일 첨부, 캡처, 읽음 여부 표시 등을 활용하여 장소에 구애받지 않고 동료와의 실시간 소통을 구현할 수 있다. 또한 자주 사용하는 대화방은 상단 고정하면 대화목록에서 쉽게 찾을 수 있어 매우 편리하다. 대화 내용 공지 등록, 대화 백업 및 삭제, 공지톡, 나와의 대화 등 협업과 소통의 효율성을 모두 올려줄 다양한 기능을 제공한다. 기존에는 지난 첨부 파일들을 대화방 내에서만 확인해야 하는 불편함이 있었지만 3.1 업데이트를 통해 모든 대화방에서 주고받은 파일들을 모아볼 수 있는 첨부 파일 통합 관리 기능이 추가되었고 파일 확장자별로 구분되어 원하는 파일을 찾기 쉽고, 저장, 전달, 삭제 등을 통해 효율적인 파일 관리가 가능하다. 또 다우오피스 메신저는 첨부파일의 안전 미리 보기 기능을 제공하기 때문에 PC와 모바일의 강력한 보안환경을 유지하여 언제 어디서나 안심하고 다우오피스 메신저를 사용할 수 있다.

자료실

다우오피스 자료실은 중요 자산들을 쉽고 체계적으로 관리할 수 있도록 지원한다. 팀 간 혹은 전사 간 공유하고 있는 다양한 자료를 폴더 단위로 자유롭게 공유할 수 있다. 자료실 메인 화면에서 가장 먼저 자료실 용량을 확인할 수 있고 기본적으로 전사 자료실과 개인 자료실로 구분되어 파일 보관과 공유가 모두 용이하다. 개인 자료실은 개인이 사용하는 자료실로, 개인 자료를 모아놓거나 자료실을 공유하여 동료와 협업하는 데 사용하며, 전사 자료실은 전사 직원에게 모두 공개해야 하는 자료를 모아놓는 공간으로 사용할 수 있다. 또한 자주 사용하는 파일을 간단하게 개인 자료실에 업로드 할 수 있으며 동료에게 파일을 전송할 때 메일 보내기 기능을 활용하면 데스크탑의 파일을 다운로드받고 다시 업로드하는 번거로움을 줄일 수 있다. 또한 폴더 공유기능을 통해 자주 협업하는 동료와 함께 파일을 공유할 수 있는데 폴더명 옆에 공유하기를 클릭한 후 사용자 검색에서 동료를 지정하면 동료의 자료실에도 해당 폴더가 생성되어 실시간 자료 공유가 가능해진다.

포탈

다우오피스 포탈의 대시보드를 통해 다양한 메뉴의 각종 데이터를 사용자의 니즈에 맞게 수집, 편집하여 원하는 정보를 빠르고 편리하게 볼 수 있도록 도와준다. 메일함 가젯, 게시판 가젯, 웍스 가젯, 바로 가기 가젯 등 20여 개의 가젯을 대시보드에 배치하고 가젯별로 상세 옵션을 설정할 수 있으며 HTML 편집기 가젯을 활용해 자유롭게 콘텐츠를 노출할 수도 있고 동영상 플레이, 각종 회사에서 강조해야 하는 공지사항 등을 전사적으로 노출되도록 설정할 수 있다. 또한 전문 검색엔진을 통해 전 메뉴에 있는 데이터를 검색할 수 있고 메뉴를 클릭하지 않아도 통합 검색 창에 필요한 정보를 검색하여 쉽고 빠르게 원하는 데이터를 확인할 수 있다. 또 운영자가 관리하여 전 직원이 함께 보는 전사포탈 외 개인이 직접 가젯을 원하는 대로 배치하여 사용하는 개인포탈을 제공하며 개인포탈에 가장 먼저 확인이 필요한 메뉴 또는 자주 사용하는 메뉴를 가젯으로 추가하여 자유롭게 본인만의 대시보드를 만들 수 있다. 가젯을 활용해 각 메뉴를 클릭하지 않아도 원하는 데이터를 한눈에 파악할 수 있는데 중요 데이터를 계속적으로 모니터링함으로써, 스마트한 업무 환경을 구현할 수 있고 조직도를 통해 임직원의 정보를 쉽고 빠르게 확인할 수 있으며 해당 임직원에게 메일을 보내거나 일정을 확인할 수 있고 부서원 전체에게 메일을 발송할 수도 있다.

관리자 기능

다우오피스 관리자 기능은 다우오피스를 사용하기 위한 서비스 정책 결정 및 운영자 지정 업무를 쉽고 간편하게 처리할 수 있도록 도와주고 직관적으로 구성된 관리자 페이지에서 실시간 모니터링 및 옵션 설정이 가능하다. 3000여명의 관리자의 피드백을 반영하여 신규 관리자의 복잡한 업무를 쉽고 간편하게 처리가 가능하며, 최근 사용한 메뉴, 즐겨찾기 기능 제공으로 관리자가 필요한 정보에 빠르게 접근해 관리 시간을 줄일 수 있다. 또한, 관리자 권한을 세분화하여 꼭 필요한 정보에만 접근이 가능하기 때문에 우리 회사의 그룹웨어를 안전하게 관리할 수 있다. 다우오피스 로그인 화면과 홈 화면 상단 로고 이미지, 웹 타이틀, 메뉴 테마 등을 회사에 맞게 변경하여 사용할 수 있으며 각 메뉴별 운영자를 조직도에서 검색하여 등록할 수 있고 등록된 운영자는 일괄 추가 및 삭제가 가능하다. 또 임직원들에게 알릴 중요한 사항이 있을 때 공지사항을 팝업으로 띄울 수 있어 공지 기간, 옵션 설정을 통해 효율적인 공지가 가능하며 로그인 설정 서비스에 접근할 수 있는 IP 설정, 공인 인증서 로그인, OTP 보안 정책으로 강화된 계정 관리가 가능하다. 또한 메뉴별 사용 여부, 접근설정 등 차단정책을 별도로 설정할 수 있고, 사용자에 따른 메뉴 활성화/비활성화를 설정해 접근 제한이 가능하다. 또 사용자의 모바일 고유 번호를 등록하고, 등록된 기기에서만 다우오피스 접근이 가능하도록 설정할 수 있으며 간편한 조직도 구성을 위해 엑셀 샘플 양식을 다운로드받아 양식을 정리한 후 업로드하여 쉽고 간편한 조직도 등록이 가능하다. 또한 회사 조직도 설정을 위한 부서를 생성하고 각 부서별 구성원을 추가할 수 있으며 새로운 부서 생성 및 삭제가 자유롭고 홈 화면부터 근태관리까지 각 메뉴별 운영 설정이 가능하고 메뉴별 세부 설정 사항으로 다우오피스를 더욱 편리하게 사용할 수 있다.

화상대화

다우오피스 화상대화를 통해 같은 공간에 있지 않아도 언제든지 화상회의로 만나 자유롭게 의견을 나눌 수 있다. 실시간으로 암호화되어 안전하며, 한 번의 클릭으로 누구나 손쉽게 회의에 참여할 수 있다. 다우오피스 화상대화는 PC나 스마트폰이 있다면 분할레이아웃, 화면필터, 실시간 채팅 지원을 통해 언제 어디서나 자유롭게 채팅, 대화, 화면 공유가 가능하다. 또한 화이트보드가 지원되고 유튜브 영상과 자신의 파일을 화면 공유할 수 있어 언제든지 필요한 자료는 보면서 이야기를 나눌 수 있다. 또 외부 사용자를 로그인 없이 링크로 초대하여 편리하게 화상대화를 진행할 수 있으며 참여자 내보내기, 귓속말 기능, 관리자 권한 설정을 통해 방에 참여할 때마다 방 관리자 권한을 성정/이양 할 수 있어 유연한 방 관리가 가능하다. 또한 다우오피스는 앞서 화상회의 솔루션 줌(Zoom)과 연동해 사용할 수 있는 기능을 제공했는데 화상대화 서비스는 따로 앱을 설치하거나, 로그인할 필요 없이 다우오피스 메신저 및 모바일에서 클릭 한 번으로 사용할 수 있는 게 특징이다. 이는 텍스트로 대화하던 기존 방식에서 화면을 통해 면대면 대화를 빠르게 진행할 수 있다는 장점이 있다. 이외에도 자연스러운 회의 진행을 위해 화면, 화이트보드, 유튜브 영상 등에 대한 다양한 공유 기능을 제공한다. 또한 화상대화를 하다 보면 참여자가 바뀌는 경우가 자주 발생하는데 새로 대화방을 만들 필요가 없으며 보안 관리를 위해 외부인이 참여할 경우 초대 링크를 따로 제공하며, 초대 링크에 대한 유효 시간도 제한 관리할 수 있다. 가격 정책도 다른 업무관리 서비스들과 차별화한 방식으로 운영된다. 기존 화상회의 기능은 대부분 사용자 단위로 요금이 책정되는 방식이었지만 다우오피스 화상대화는 대화방(1개 방, 최대 25인 참여) 단위로 요금을 부과해 사용자 부담을 줄이는 가격 책정 방식을 택했다.

웍스

다우오피스 웍스(Works)를 활용하면 메일, 메신저, 엑셀 스프레드시트 등을 사용하지 않아도 모든 데이터와 커뮤니케이션을 하나의 앱에서 관리한다. 웍스에는 테이블, 버튼과 같은 다양한 컴포넌트로 입력 항목을 자유롭게 꾸밀 수 있고 드래그 앤 드롭으로 쉽게 수정하고 추가할 수 있다. 다양한 업종, 부서에서 실제 사용중인 700개 이상의 업무 템플릿을 무료로 무제한 제공하기 때문에 필요한 템플릿을 골라 활용할 수 있다. 또한 웍스 앱 간 데이터를 연계할 수 있다. 마스터 앱에서 기입된 정보를 끌어 오면 다른 앱에서 관련 데이터가 자동으로 등록되어 흩어져 있는 데이터를 더 편리하게 확인하고 관리할 수 있다. 웍스에서는 앱에 등록된 데이터를 시각적으로 단번에 확인할 수 있도록 차트 기능을 지원하는데 데이터의 성격과 상황에 맞춰 적합한 그래프를 선택하여 사용할 수 있다. 또 웍스 앱 템플릿을 내보내거나 가져오기가 가능하여 다른 부서나 회사에서 만든 웍스 앱을 다운받은 후 앱 가져오기로 올려 활용 할 수 있다. 또 앱 운영자의 권한으로 데이터 등록 및 수정 권한을 설정할 수 있고 또한 원하는 액션에 따른 세분화된 알림 설정을 할 수 있어 접근 제어 및 알림 설정이 가능하다.

모바일

PC와 모바일의 뛰어난 호환성으로 기업 내 모바일 오피스 환경을 구현 할 수 있다. 모바일에 특화된 UI/UX로 빠르게 적응하여 사용이 가능하며 기업 내 모바일 오피스 환경 구현에 앞장서고 있다. 모바일 환경에 맞춘 편리한 모바일 메뉴를 제공해 다우오피스의 다양한 기능과 메뉴를 모바일에서도 동일하게 사용할 수 있다. 전자결재, 메일부터 다우오피스만의 특화기능인 웍스까지 언제 어디서나 핸드폰만 있으면 업무를 확인하고 처리할 수 있어 시간과 장소에 구애 받지 않는 편리한 업무 환경을 구축할 수 있다. 또한 오늘의 할 일을 체크하여, 본인의 업무를 체계적으로 관리할 수 있고 모바일 앱 대시보드로 오늘의 일정부터 메일, 결재 문서 등을 확인할 수 있으며 업무의 중요도에 따라 원하는 대로 순서를 변경해 사용하고 오늘의 일정과 업무를 잊지 않고 즉시 확인하고 등록할 수 있다. 또 실시간 푸시(PUSH) 알림으로 업무 진행사항을 놓치지 않고 파악할 수 있고 모바일 앱의 쏟아지는 알림을 방지하기 위해 알림이 필요한 시간과 메뉴를 따로 설정해 원하는 알림만 받을 수 있다. 반응형 UX 적용으로 사용자의 화면에 따라 메신저 크기가 자동으로 전환되며 PC 메신저와 100% 연동으로 언제 어디서나 누구와도 메시지와 파일을 공유할 수 있고 다양한 이모티콘을 활용해 상사, 동료와의 더욱 재미있는 대화가 가능해 다우오피스 메신저를 통해 기업 내 자유로운 소통 환경 구현으로 동료 간 협업이 지속될 수 있다. 또한 이중 암호 설정으로 로그인이 되어 있는 상태에도 저장된 암호 입력 시에만 앱 접근을 허용할 수 있고 모바일 암호 잠금으로 나만의 암호를 입력해 안전하게 앱을 실행할 수 있다. 스마트폰 분실 시, 기업 정보 유출을 방지하기 위해 원격으로 앱 접속을 차단할 수 있고 포탈에 접속해 환경설정-보안 설정에서 접속 설정을 끄면 모바일 앱 접근이 불가능하며, 저장된 데이터와 파일이 모두 삭제된다. 또 의심되는 파일은 미리 보기 기능을 통한 안전한 확인이 가능하고 미리 보기 기능으로 주고받은 파일을 내려받지 않고 확인할 수 있어 모바일을 통한 내부 정보 유출에 대해 사전 예방이 가능하다. 재택근무, 외근 등 원격업무 진행 시 모바일은 필수인 만큼 미리 보기 기능을 꼭 활용해 모바일 보안을 지킬 수 있다.

참고자료

• 다우오피스 공식 홈페이지 - https://daouoffice.com/
• 권동준 기자, 〈다우기술, 소통과 협업 기반 그룹웨어 `다우오피스` 출시〉, 《전자신문》, 2014-03-12
• 다우오피스, 〈고객사례로 확인하는 그룹웨어 다우오피스의 장점〉, 《네이버 블로그》, 2019-02-27
• 온라인 편집부 기자, 〈그룹웨어 다우오피스, 특허받은 협업 기능 Works 템플릿 400종 무료 제공〉, 《시흥타임즈》, 2020-08-05
• 다우오피스, 〈(그룹웨어 비교) 다우오피스 VS 네이버웍스〉, 《티스토리》, 2021-01-06
• 편집부, 〈다우기술, 다우오피스 ‘화상대화’ 서비스 출시〉, 《아이티월드》, 2021-02-25

같이 보기

• 다우키움그룹

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