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메일호스팅
메일호스팅(mail hosting)은 기업메일 호스팅이라고도 불리며, 이메일 혹은 웹메일 계정과 공간과 같은 이메일 서버를 운영 및 임대하는 인터넷 호스팅 서비스이다. 일반적으로 사용자는 호스팅 업체에 도메인을 직접 구매하고 연결하여 이메일을 만드는 방식으로 제공되며 메일서버를 직접 구축할 필요 없이 서비스 신청만으로 자체 도메인 기반의 메일을 주고받을 수 있도록 하며 대용량 메일 발송, 스팸차단, 바이러스 체크 등 다양한 통합 기능을 유지하여 안정적으로 이용할 수 있다.
개요
메일호스팅(mail hosting)은 이메일 혹은 웹메일(webmail) 계정과 공간을 임대해주는 서비스이다. 지메일(Gmail)같이 메일 주소가 정해져 있는 곳과는 다르게, 대부분은 사용자가 도메인을 직접 구매하고 연결하여 이메일을 만드는 방식으로 제공된다. 스팸 메일이나 보안 문제 등으로 인하여 메일 서버를 직접 구축할 때 신경 써야 하는 사항이 인터넷 초창기에 비교하여 상당히 많아졌기 때문에 관리하기에 시간이 없으면 메일호스팅을 쓸 수 있다. 메일호스팅 서비스는 기업이나 회사 같은 어느 정도의 규모를 갖춘 시설에 자체적으로 사용할 수 있는 메일 서비스를 제공하기 때문에 기업메일 호스팅이라고도 한다. 따라서 구글의 지메일(Gmail), 마이크로소프트의 핫메일(Hotmail), ㈜카카오의 한메일(hanmail.net) 등과 같은 인터넷 웹브라우저를 이용하는 웹메일 사이트가 일반적인 사용자에게 이메일 서비스를 제공하는 것과 달리 메일호스팅은 제공하는 서비스의 대상과 목적, 서비스 구조까지 완전히 다르다.
메일호스팅 서비스에는 다양한 종류의 모델과 다양한 호스팅 제공업체들이 있지만 대표적으로 두 가지 모델을 통해 메일호스팅 서비스를 제공하고 있다. 공유 호스팅 이메일 서비스(Shares Hosting Email Services)는 서버에서 호스팅 되는 많은 편지함으로, 공유 호스팅 이메일 서비스에 있는 사람들은 동일한 서버에서 호스트 될 때 아이피(IP) 주소를 공유한다. 클라우드 이메일 서비스는 작은 회사와 중소기업에 적합하다. 이러한 우편함은 클라우드 서비스 제공업체를 활용하여 외부에서 호스팅 된다. 대부분의 메일호스팅 제공업체는 전용 맞춤형 이메일 플랫폼에서 호스팅 되는 고급 프리미엄 이메일 솔루션을 제공한다. 따라서 서로 다른 메일호스팅 공급자의 기술과 제공은 서로 다른 요구에 따라 달라질 수 있다. 대부분의 웹호스팅 회사들이 제공하는 이메일은 보통 호르데(Horde), 라운드 큐브(RoundCube) 또는 스퀘어티메일(SquaretMail)과 같은 오픈 소스 웹메일 애플리케이션에 기반하여 더욱 기본적인 표준화된 POP3(팝쓰리) 기반 이메일 및 웹메일이다. 거의 모든 웹호스팅 제공자들은 표준 메일호스팅을 제공한다.[1] [1] [2]
특징
대기업과 같은 일정 규모 이상의 기업과 회사가 아닌 개인이나 일정 규모 이하의 기업과 회사의 경우 이메일 서버를 자체적으로 구축하려면 개발 및 장비 등 초기 투자 비용이 많이 필요하다. 또한, 지속적인 서버 관리와 보수를 위한 전문 인력 및 유지 비용까지 고려하게 된다. 이러한 서버 구축과 관리 비용을 줄이면서도 웹메일을 이용할 수 있는 점, 자체 서버 구축보다 관리 및 비용 부담이 적다는 것이 메일 호스팅의 장점 중 하나이다. 일반적인 포털 메일과 비교했을 때 포털 메일은 '아이디@포털명.com'의 형태로 해당 포털 이름이 웹메일 주소에 포함된다. 반면 메일 호스팅은 '@회사명.kr'와 같이 회사명이 포함된 메일주소를 사용할 수 있어 회사를 대표하는 수단이 되며 고객에게 기업명이 포함된 주소가 더 신뢰성 있으며 전문적인 이미지를 줄 수 있게 된다. 그리고 기업 메일 호스팅이라는 이름에 맞게 일반 포털 메일이 사용자에게 제공하는 서비스와는 달리 기업이 요구하는 메일 서비스를 제공한다. 목적지까지 잘 발송되는 전송 안정성은 기본이며 여기에 발송 이후에는 처리 명세도 확인할 수 있어야 하는 기능 등과 같이 기업 내 독립적이며 자체적인 서비스 및 협업 기능이나 기업의 업무 효율성을 높일 수 있는 서비스 제공함과 동시에 포털 메일보다 강력한 보안 환경을 제공하기 때문에 스팸메일을 예방하고, 데이터를 안전하게 보호할 수 있어 전문적인 회사 이메일을 편리하게 도입할 수 있다.[3]
종류
호스팅 신청
사전준비
메일호스팅 서비스를 신청하기 앞서 첫 번째로 사용할 메일 주소와 필요한 계정 수, 요구기능 등을 미리 생각해 두어야 한다. 그중 제일먼저 메일주소에 사용할 도메인을 결정해야 한다. 'Email-address@회사명.com'와 같이 골뱅이(@) 뒤의 회사명이 바로 도메인에 해당하는 부분이다. 이렇게 원하는 도메인이 결정되면 해당 도메인이 등록 및 사용이 가능한 상태인지 확인해야 한다. 대부분의 메일호스팅 업체에서 해당 검색 기능을 제공하기에 인터넷 검색창에 '도메인 조회'를 검색해서 조회면 된다. 두번째로 메일을 사용할 인원과 기능을 결정해야 한다. 기업메일의 대부분은 핸드폰 통신 요금 처럼 등록 계정 규모에 따라 서비스 요금이 책정되기 때문에 등록 계정 수를 미리 결정해두어야 이후 서비스를 원할하게 선택할 수 있다. 동시에 전자결재 및 메신저 등 기업에 필요한 협업 기능이 무엇이 있는지 확인해야하며 메일호스팅 업체마다 제공하는 호스팅 비용과 기능들이 각기다양하기 때문에 자신(기업)의 효율성을 위하여 필수적으로 사용해야할 기능은 어떤것인지 등을 고민하고 선택해야 한다.[3]
비교 및 선택
이렇게 사전 준비를 완료한 후에는 업체 비교를 진행해야 한다. 메일호스팅 업체로는 국내에만 봐도 다양하고 많은 업체가 있기 때문에 업체를 비교하고 선택하는데 있어서 많은 어려움을 겪을 수 있다. 먼저 사전준비 단계에서 결정한 계정 수와 필요한 기능을 제공하는 업체를 중심으로 후보를 선정해야한다. 필요한 계정 수를 업체에서 제공하고 있는지 파악한 후에 후보 업체를 추려내고 나면, 좀 더 경제적인 금액을 제공하는 서비스를 선택할 수 있다. 즉 서비스 사용 요금이 결정적인 조건이 될 가능성이 높으며 이때 제공되는 용량 대비 가격을 확인하는 것이 매우 중요하다. 이때에는 제공되는 계정 수와 1인당 비용을 함께 비교하는 것이 좋은 방법이다. 만약 서비스 기본 요금이 저렴할 경우, 용량이 제한되어 있어 추가 요금이 발생할 수 있고 제공 용량이 적으면, 저장공간이 초과되어 용량 확보를 위해 매번 메일함을 정리해야 하는 번거로움이 발생하거나 오래된 데이터가 삭제되거나 송수신 오류 등이 발생할 수 있다. 기업메일은 대용량 파일을 주고받거나 수많은 거래처와 커뮤니케이션을 진행한다는 것이 특징이므로 개인메일보다 이메일 저장 공간을 중요하게 확인해야 한다. 또한, 기본 저장 공간에 제한이 있는 경우 용량 구매를 위한 요금이 발생할 수 있다. 그렇기 때문에 제공되는 저장 공간의 크기가 적은 경우, 추가 요금까지 꼼꼼히 확인해야 한다. 이처럼 메일함을 정리하는 번거로움을 없애고 추가 지출을 방지하기 위해 무제한 용량 기업메일을 도입하는 것이 효율적이다.[4]
메일호스팅 업체 서비스 비교 업체명 이용상품 1계정당 용량 서비스 총 요금(1개월 기준) 업체1 기업메일 5계정 무제한 9,000원 업체2 Basic 5계정 30GB 35,000원 프리미엄 5계정 무제한 60,000원 업체3 기업형 10계정 1GB(5GB 당 월 10,000원 추가) 20,000원 무제한 보안 기업형 10계정 무제한 30,000원 업체4 디아 비즈니스 4GB 10,000원 무제한 기업메일 VIP 무제한 20,000원
위의 표에서 5인 사용 기준으로 요금과 기본 저장 공간 크기를 확인한 결과 '업체1'의 서비스가 무제한 용량임에도 가장 경제적인 가격으로 서비스가 제공되는 것을 알 수 있다. 이처럼 도입할 수 있는 계정 단위와 용량, 요금을 함께 비교하여 합리적으로 기업메일 솔루션 비용을 선택할 수 있다. 마지막으로 결제 주기를 선택하면 된다. 깅버용 이메일은 개인메일과 달리 여러 구성원이 함께 사용하는 서비스로 이메일 솔루션을 변경할 때마다 업체 비교 및 서비스 검토, 메일 데이터 이전 및 세팅 등 여러 과정을 거쳐야 한다. 이러한 서비스 변경 과정에서 많은 불편함을 느낄 수 있으며 업무 진행에도 영향을 줄 수 있다. 때문에 기업메일은 보통 1년 이상 장기간 이용하는 경우가 많다. 1년 이상 장기 서비스를 신청할 경우 대부분의 메일호스팅 업체에서 할인 혜택을 제공하기에 처음 메일호스팅 서비스를 신청하거나 변경할 때, 장기간 이용을 신청한다면 좀 더 저렴한 가격에 서비스를 도입할 수 있다.[3]
신청
위의 조건들을 모두 고려한뒤 메일호스팅 서비스를 이용할 업체를 선택했다면 마지막으로 서비스 신청을 진행하면 된다. 기업메일을 신청할 때 사전에 구매한 도메인 정보를 업체에게 함께 전달하면 도메인이 등록 및 연결이 되어 이메일을 사용할 수 있게 된다. 또한, 계정 수, 사용 용량 정보, 각종 기능 등 결정된 조건을 꼼꼼하게 확인하며 신청한다. 이렇게 메일 호스팅 업체를 통해 서비스를 개통했다면 직원 계정 등록과 아웃룩 연동 등을 설정해야 한다. 즉, 다양한 사용 환경 설정을 진행하는 것으로 가장 먼저 사용자 등록을 통해 구성원의 계정을 생성한다. 구성원들의 웹메일 계정이 생성되면, 아웃룩 연동이나 서명 등록 등 필요한 설정을 진행한 뒤 원활한 메일 서비스를 이용할 수가 있다.[3]
업체
- 닷네임코리아 https://www.dotname.co.kr/domain/mail/desc_webmail?htype=webmail
- 카페24 https://blog.cafe24.com/1576
- 이지앤비즈 https://www.eznbiz.co.kr/help/qna/content/93
- 도레지 https://www.doregi.com/mailhosting/mailhosting_is.php
- 메일 플러그 https://www.mailplug.com/mailplug/intro?utm_source=tistory&utm_medium=blog&utm_campaign=mail_service
- 라인워크 LINE WORKS
- 하이웍스 hiworks
- 메일나라 MAILNARA
각주
- ↑ 1.0 1.1 Email hosting service wikipedia - https://en.wikipedia.org/wiki/Email_hosting_service
- ↑ 〈[호스팅 용어사전 메일 호스팅이란?]〉, 《카페24》, 2013-06-06
- ↑ 3.0 3.1 3.2 3.3 친절한 메대리, 〈메일 호스팅이란? 개념부터 도입 방법까지 총정리〉, 《메일플러그 블로그》, 2020-08-13
- ↑ 친절한 메대리, 〈기업메일 솔루션, 합리적인 비용으로 도입하는 방법〉, 《메일플러그 블로그》, 2020-06-19
참고자료
- https://en.wikipedia.org/wiki/Email_hosting_service
- https://blog.cafe24.com/1576
- https://www.dotname.co.kr/domain/mail/desc_webmail?htype=webmail
- https://www.eznbiz.co.kr/help/qna/content/93
- https://www.doregi.com/mailhosting/mailhosting_is.php
- https://www.mailplug.com/mailplug/intro?utm_source=tistory&utm_medium=blog&utm_campaign=mail_service
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