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그룹웨어
그룹웨어(groupware)는 기업 등의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서, 서로 협력하여 업무를 수행하는 그룹 작업을 지원하기 위한 소프트웨어나 소프트웨어를 포함하는 구조를 말한다.[1]
개요
그룹웨어는 기업 등의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서, 서로 협력하여 업무를 수행하는 그룹 작업을 지원하기 위한 소프트웨어나 소프트웨어를 포함하는 구조를 말한다. 개인용 소프트웨어와 반대되는 개념이다. 개인용 소프트웨어와 반대되는 개념이다. 기업이나 기관, 단체의 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서 서로 협력하여 업무 효율을 높이기 위해 사용하는 소프트웨어를 가리킨다. 1986년 미국(United States of America)을 중심으로 제기된 컴퓨터 지원에 의한 공동 작업(CSCW;computer supported cooperative work)이라는 개념이 기초가 되었다. 이 소프트웨어는 소규모 집단의 사람들이 같은 작업을 하거나 스케줄에 맞춰 공동 작업을 하는 데 적합하도록 설계되어 있다. 네트워크가 발달함에 따라 기존의 응용프로그램을 네트워크 하에서 효율적으로 운용하기 위하여 랜(LAN) 규격으로 변화시켜 처음부터 그룹 전체적으로 사용할 수 있도록 개발한 것이다.기업 내의 컴퓨터 사용자들이 랜 등의 통신망으로 연결된 개인 컴퓨터를 통해 서류 작성, 결재는 물론, 문서 보관 등의 업무까지 전산 처리할 수 있게 해준다. 워드프로세서를 이용한 공동 집필 시스템, 수치 계산, 데이터베이스 등의 업무용 소프트웨어들을 한 데 묶어 여기에 전자우편, 전자 게시판, 전자 결재, 데이터 공유, 전자 회의 지원 등의 통신 기능을 추가한 것이다. 이것은 지금까지 모래알처럼 흩어져 있던 컴퓨터를 네트워킹 방식으로 연합군을 편성, 시너지 효과를 극대화하자는 데서 출발한 것으로, 업무의 질을 높일 수 있다. 또한 부서나 업무별로 분산되어 있던 정보를 종합, 처리하고 업무 과정도 표준화할 수 있다. 이러한 이유 때문에 그룹웨어는 기업 생산성 향상의 핵심 요소가 되었다.이 그룹웨어를 실현하기 위해서는 PC나 유닉스 컴퓨터를 연결한 네트워크 정비가 필요하며, 한 사람당 한 대의 PC를 갖춰야 하는 환경 역시 요구된다. 구체적으로 그룹웨어에는 전자 메일과 전자 게시판, 스케줄링 시스템을 사용한 정보의 전달과 공유, 떨어진 지점 간에 회의를 하기 위한 TV 회의 시스템, 어떤 사람이 작성한 문서를 다른 사람이 첨삭하는 공동 집필 시스템 등이 있다. 업무의 흐름을 자동화하거나 관리하는, 즉 워크플로 관리를 하는 것을 그룹웨어로 보는 견해가 있는 반면에 전자 커뮤니케이션이나 정보의 공유에 타깃을 맞춘 제품을 그룹웨어라 부르고, 워크플로 관리는 별개의 것으로 인식하는 견해도 있다. 미국에서는 흔히 로터스벨로프먼트 사의 「로터스노츠」가 그룹웨어의 전형으로 일컬어지고 있다.[2]
필요성
구성원 간의 협업과 업무 공유는 원활한 업무 진행을 위해 반드시 필요하다. 이메일, USB, 개인 메신저 프로그램으로 파일을 주고 받고 업무를 공유하는 경우도 있지만 자료의 전달 방법이나 조회가 불편하고, 업무 이력 관리가 안 되는 점 때문에 대안을 찾는다. 그룹웨어는 우리 회사의 모든 자료가 모여있는 커뮤니티이다. 접속만 하면 언제든지 자료를 확인하고 쉽게 전달할 수 있어서 업무 공유가 쉬워진다. 이러한 점 때문에 최근 많은 기업이 업무의 효율을 높이기 위한 방안으로 그룹웨어를 도입하고 있다.[3]
장점
그룹웨어는 신속 정확한 의사전달, 조직원간의 정보의 공유 등에 의한 업무 처리시간 및 비용을 절감하는 장점이 있다.[4]
기능
이카운트 그룹웨어
- 전자결재: 회사만의 결재 방식을 그대로 적용할 수 있다. 사내에서 사용하는 기안 문서 양식을 전자결재 양식에 그대로 적용할 수 있고, 부서별로 다른 결재 라인도 모두 설정할 수 있어서 회사만의 결재 체제를 구축할 수 있다. 필요에 따라 기안서에 이미지, 문서 등의 파일이나 ERP 거래 내역을 첨부할 수 있다.[3]
- ERP와의 연동: 이카운트 그룹웨어는 ERP와 연계된다. 따라서 업무 공유를 위해 거래 내역을 별도로 작성하지 않아도 된다. 예를 들면, 전자결재 작성 시 ERP에 저장된 주문, 매출, 지출, 가지급 등 거래 내역을 불러와서 참조할 수 있어서, 결재를 위한 거래 장부를 별도로 작성할 필요가 없다. 또한, 기안서에 작성한 거래 내역이 결재가 완료되면 ERP 내역으로 자동 반영될 수도 있어 편리하다. 다른 부서에 내역을 공유하는 경우 동일한 내역을 이중으로 작성할 필요 없이
게시판에 ERP 거래 내역을 첨부하는 참조 기능을 통해서 쉽게 전달할 수 있다.[3]
- 실시간접속: 그룹웨어의 가장 큰 특징은 빠른 업무 공유이다. 이카운트는 PC뿐만 아니라 모바일APP에서도 접속할 수 있다. 사무실 밖에서 모바일을 통해서 전자결재를 진행해서 빠르게 업무를 처리하는 등 필요에 따라 언제든지 접속해서 업무를 확인하고 처리할 수 있다.[3]
- 사내게시판: 그룹웨어를 활용하여 게시판을 원하는 형태로 구성하고 운영할 수 있다. 부서별, 프로젝트별, 담당자별로 게시판을 만들 수 있고 게시글에 필요한 입력 항목들도 모두 직접 설정할 수 있다. 게시글을 작성할 때 문서나 사진은 물론 ERP내 거래 내역도 참조할 수 있다. 담당자가 퇴사하더라도 모든 업무 이력이 게시판에 남아있기 때문에 업무가 차질 없이 진행된다. 뿐만 아니라 구글 드라이브(Google Drive)/원드라이브(One Drive)/드롭박스(Dropbox)/박스(Box) 클라우드와 연동해서 파일을 쉽게 공유할 수 있다.[3]
- 기업용메신저: 기업용 메신저가 무료로 제공된다. 사용자 수에 제한이 없어서 모든 직원이 이용할 수 있으며 ERP 내 거래 내역과 게시글을 연동할 수 있어서 업무를 쉽게 전달할 수 있다.[3]
- 클라우드 스토리지: 번거로운 전달과정 없이, 클라우드에 자료를 저장하여 쉽게 공유할 수 있는 기업용 클라우드를 사용할 수 있다. 이카운트 클라우드 스토리지(EC드라이브)는 실시간 동기화를 통해 최신 자료 공유가 가능하여 업무 협업에 도움이 된다.[3]
- 원격지원: 원격지 PC와의 접속을 통해 업무를 처리할 수 있는 원격지원 서비스를 제공한다. 시간과 장소에 제약없이 실시간으로 화면을 공유하여 문제를 해결하거나 업무를 빠르게 처리할 수 있다.[3]
- 고객관리: 고객의 상담 이력, 영업 활동 내역 등을 관리할 수 있다. 작성된 이력을 진행 단계 별로 나누어서 관리할 수 있으며, 견적/주문 등의 전사적자원관리 거래 내역을 함께 첨부할 수 있어서 전사적자원관리와 고객관리 기능을 하나로 사용할 수 있다.[3]
- 일정관리: 직원의 개인 일정이나 회사 내 공유 일정을 등록해서 일별/주별/월별 등 다양한 조건으로 확인할 수 있고, 새로운 일정을 등록하거나 변경 시, 담당자에게 SMS나 이메일로 알림을 보낼 수 있어서 누락되는 상황을 방지할 수 있다.[3]
- 출퇴근관리: 이카운트 그룹웨어는 세콤(SECOM), 캡스(CAPS), KT텔레캅(KTtelecop)과 연동해서 출퇴근 내역을 불러올 수 있다. 불러온 출/퇴근 내역은 출/퇴근 보고서에 반영되어 쉽게 확인할 수 있다.[3]
- 차량 운행 일지: 외근 차량의 운행 내역을 기록할 수 있다. 운전자, 행선지, 주행 거리를 기록하는 것은 물론 계기판의 사진을 첨부해서 정확하게 운행 내역을 관리할 수 있고, 기록된 운행 내역을 토대로 사원별/부서별/차량별로 차량 운행 일지를 확인할 수 있다.[3]
대표 프로그램
로터스사(社)의 노츠(Notes), 액션테크놀러지사(社)의 코디네이터, 켐벨 서비스의 온타임, 아이비엠(IBM)의 회의 지원용 팀포커스, 무스탕 소프트웨어의 브레인스톰 등이 있으며, 클라우드 기반의 서비스로는 구글(Google)의 G 스위트(G suite), 마이크로소프트의 오피스 365, 네이버(Naver)의 웍스모바일(Works Mobile), 다우그룹(Daou)의 다우오피스, KT의 비즈메카 등이 있다.[1]
각주
참고자료
- 〈그룹웨어〉, 《네이버 지식백과》
- 〈그룹웨어〉, 《네이버 지식백과》
- 〈그룹웨어〉, 《네이버 지식백과》
- ECCOUNT 공식 홈페이지 - https://www.ecount.com/kr/ecount/product/groupware_overview
같이 보기
