ERP

ERP(Enterprise Resource Planning)

ERP(Enterprise Resource Planning) 또는 전사적자원관리는 기업 경쟁력을 강화시키는 역할을 하는 통합정보 시스템이다. 조직에서 회계, 조달, 프로젝트 관리, 위험 관리 및 규정 준수, 공급망 운영과 같은 일상적인 비즈니스 활동을 관리하기 위해 사용하는 소프트웨어 제품군이기도 하다.

개요

ERP는 기업에서 발생하는 정보를 통합적으로 실시간 공유할 수 있는 프로그램이다. 제품군에는 조직의 재무 성과를 계획, 예산 편성, 예측 및 보고하는 데 사용되는 EPM(Enterprise Performance Management) 소프트웨어가 포함되어 있다. ERP 시스템은 함께 연동되어 있어 수많은 비즈니스 프로세스를 정의하고 이들 간의 데이터 흐름을 가능하게 한다. 또한, 여러 소스에서 조직의 공유 거래 데이터를 수집하여 데이터 중복을 제거하고 단일 정보 소스로 데이터 무결성을 제공한다. ERP 시스템은 모든 업계 및 모든 규모의 수많은 기업을 관리하는 중요한 역할을 한다.

ERP는 기업을 움직이는 수많은 부분을 관리하기 위해서 데이터를 공유하는 방법이다. ERP를 활용하여 비즈니스가 진행되고 있는지에 대해서 보다 큰 그림으로 확인할 수 있으며, 비즈니스의 다양한 부문에서 만들어지는 수많은 보고서를 하나의 소프트웨어로 매출, 인사관리, 물품 및 재고, 고객관계관리(CRM), 구매 및 재무, 전자상거래 등을 관리한다. ERP를 활용하여 다양한 비즈니스 도구와 애플리케이션이 하나로 통합되기 때문에, 불필요한 비용을 줄일 수 있다. 재고, 회계, 인사관리, 개인 업무와 부서의 업무를 더욱 빠르게 수행할 수 있으며, 특정한 업무들을 자동화하여 인력 낭비를 줄일 수 있다. 또한, 비즈니스에 필요한 데이터를 보다 정확하고 빠르게 분석해서 뛰어난 통찰력을 얻으며, 기업의 목표와 가장 잘 부합하는 방향으로 비즈니스를 집중할 수 있게 한다. 대부분의 ERP 소프트웨어는 인터넷으로 연결되는 컴퓨터, 태블릿, 스마트폰 등의 기기에서도 사용 가능하다. 직접 현장에 있지 않아도 비즈니스를 계속해서 점검하고 추적하여 기존의 장비들과 함께 ERP 소프트웨어를 운영할 수 있다.

역사

ERP는 1913년 엔지니어인 포드 휘트먼 해리스(Ford Whitman Harris)는 생산 스케줄링을 위해 경제적주문량(EOQ) 모델로 알려진 종이 기반의 제조 시스템을 개발했다. 수십 년 간 경제적주문량은 제조를 위한 표준이었고, 공구 제조 업체인 블랙앤데커(Black and Decker)는 1964년 경제적주문량 개념과 메인프레임 컴퓨터를 결합한 MRP(Material Requirements Planning) 솔루션을 채택한 최초의 회사가 되면서 경쟁 판도가 변화했다. MRP는 1983년 일명 MRP II가 개발될 때까지 제조 표준으로 유지되었다. MRP II는 주요 소프트웨어 아키텍처 구성 요소인 모듈 단위로 구성되어 있으며 구매, BoM(Bill of Materials), 스케줄링 및 계약 관리 등을 비롯한 핵심 제조 구성 요소를 통합하였다. 처음으로 여러 다양한 제조 작업들이 공토의 시스템으로 통합된 것이다. MRP II는 또한 조직들이 소프트웨어를 이용해 엔터프라이즈 데이터를 공유 및 통합하고 효과적인 운영 계획, 재고 및 폐기물 감소를 통해 운영 효율성을 높이는 방법에 대한 매력적인 비전을 제공했다. 컴퓨터 기술이 1970년대와 1980년대를 거쳐 발전하면서 제조 이외의 업무 활동을 처리하기 위해 MRP II와 유사한 개념이 개발되어 재무, CRM(Customer Relationship Management) 및 HR(Human Resources) 데이터를 통합하였다. 1990년, 기술 애널리스트들은 새로운 범주의 비즈니스 관리 소프트웨어, ERP라는 명칭을 언급하기 시작했다.

클라우드는 ERP용 사스(SaaS) 클라우드 제공 모델을 시작으로, ERP 소프트웨어가 클라우드에서 "서비스 형태"로 제공되면 회사 서버실이 아닌 원격 서버의 네트워크에서 실행된다. 클라우드 제공자는 온프레미스에서 5년에서 10년에 한 번씩 고가의 업그레이드를 수행하는 것이 아니라, 매년 여러 차례에 걸쳐 소프트웨어 패치와 관리 및 업데이트를 수행한다. 클라우드의 경우 기업이 소프트웨어와 하드웨어를 구입하거나 정보기술 직원을 추가로 고용할 필요가 없어 운영 비용(OpEx)과 자본 비용(CapEx)을 모두 절감할 수 있다. 이러한 리소스를 새로운 비즈니스 기회에 투자할 수 있으며, 조직에서는 최신 ERP 소프트웨어를 항상 최신 상태로 유지할 수 있다. 직원들은 정보기술 관리에서 벗어나 혁신 및 성장과 같은 부가가치가 높은 작업에 주력할 수 있다.

특징

장점

ERP의 회계업무는 ​구매 주문, 비용, 매출 리포트, 급여 등 재무와 관련한 모든 보고서를 하나의 인터페이스로 관리할 수 있어야 하며, 현금 흐름과 수익을 보다 쉽게 모니터링할 수 있어 자금을 보다 효율적으로 사용하면서 소모성 비용을 줄일 수 있는 방법을 찾을 수 있다. 재고관리로는 사용자의 비즈니스에서 물류와 재고 업무가 중요하여 상품을 추적하고 관리할 수 있도록 ERP 소프트웨어가 관련된 모든 업무를 하나로 통합해 줘야 한다. 따라서, 재고가 얼마나 있는지와 어떤 물품이 배송될 예정인지 및 공급업체에서는 어떤 상품들이 배송되어 입고될 예정인지에 대해서 쉽게 파악할 수 있다. ERP 프로그램의 인사관리(HR) 모듈에는 급여, 채용, 업무평가, 근태관리, 일정관리 등 직원들을 관리하는데 필요한 모든 기능들이 포함되어 있어야 한다. 또한, 모든 직원들에 대한 관리와 커뮤니케이션을 한 군데 통합할 수 있는 원스톱 시스템이어야 한다. 마케팅 전략이 얼마나 효율적으로 이루어지고 있는지를 파악하는 것도 매우 중요하다. 이메일 마케팅 홍보, 소셜 미디어 운영, 설문조사, 전화를 통한 고객만족도 조사 등 어떤 방식의 마케팅 전략이 가장 효과적인지에 대해서도 알고 있어야 한다. CRM 모듈에서는 효과적인 방식과 그렇지 않은 방식을 알 수 있어야 하고, 추가적인 수익으로 이어지는 마케팅 전략을 수립하는 데 도움을 준다. ERP 프로그램이 갖추고 있어야 하는 또 하나의 중요한 기능은 ERP의 프로젝트 관리이다. 프로젝트 관리 도구는 조직 전체에 걸쳐서 내부적인 계획 수립과 프로젝트 실행을 위해 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있는 기능을 제공한다. 모든 이해관계자와 직원들이 회사의 현재 목표와 방향에 대해 모두 같은 정보를 공유할 수 있기 때문에 조직의 효율성이 높아지게 된다.

원리

ERP 시스템은 일반적으로 공통 데이터베이스를 보유한 정의된 공통 데이터 구조를 기반으로 설계된다. 따라서, 공통 정의와 사용자 환경을 기반으로 한 정규화 데이터를 사용하여 정보를 전사적으로 제공할 수 있다. ERP를 통해 이 핵심 구문은 비즈니스 부서 전반, 연결 시스템, 그리고 이 연결 시스템을 사용하는 사람들 간의 워크플로에 의해 정의된 비즈니스 프로세스와 연결된다. ERP는 현대 기업 전반에서 인력, 프로세스 및 기술을 통합하는 수단이다. 예를 들면, 여러 공급업체로부터 부품과 필수품을 조달하여 자동차를 제작하는 회사는 ERP 시스템이 이러한 상품의 요청 및 구매를 추적해 주며, 조달부터 결제에 이르는 전체 프로세스에서 각 구성 요소가 통합 엔터프라이즈 워크플로, 비즈니스 프로세스, 분석을 통한 보고에 연결된 균일하고 정리된 데이터를 사용할 수 있도록 보장한다. ERP가 이 자동차 제조 회사에 올바르게 배포되면 구성요소가 부품 이름, 크기, 재료, 소스, 로트 번호, 공급업체 부품 번호, 일련 번호, 비용 및 사양과 함께 다수의 다른 설명 품목과 데이터 기반 품목으로 균일하게 식별된다. 데이터는 모든 기업에게 중요하기 때문에 ERP를 통해 모든 개인과 시스템은 자체 역할과 책임을 충실히 이행하는 데 필요한 이 정보를 보다 쉽게 수집, 구성, 분석 및 배포할 수 있다.

또한, ERP는 이러한 데이터 필드와 속성이 회사의 총 계정원장에 있는 올바른 계정에 등록되어 모든 비용을 올바르게 추적하고 표시할 수 있도록 보장한다. 프론트 브레이크 패드가 한 소프트웨어 시스템에서 '프론트 브레이크'라고 불리고, 다른 소프트웨어 시스템에서는 프런트 패드로 불리며, 다른 소프트웨어 시스템에서는 'frint-pad'로 불린다면 자동차 제조회사는 프론트 브레이크 패드에 매년 많은 비용을 지출하고 있는지와 공급업체를 바꾸거나 더 나은 가격으로 협상해야 하는지를 파악하기 어려워 진다. ERP 핵심 원칙은 폭넓은 배포를 위해 데이터를 중앙에서 수집한다는 것이다. ERP 시스템은 끝없는 인벤토리의 분리된 스프레드시트를 포함하는 여러 독립형 데이터베이스 대신 대표부터 지급 계정 직원에 이르기까지 모든 사용자가 공통 프로세스를 통해 파생된 동일한 데이터를 생성, 저장 및 사용할 수 있도록 질서 정연하게 관리한다. 안전하게 보호되는 중앙 집중식 데이터 리포지터리를 통해 조직 내 모든 사람들은 데이터가 정확하고, 최신 업데이트이며 완벽하다는 것을 확신할 수 있다. 오류가 발생하기 쉬운 스프레드시트(spread sheet)에 의존하지 않고 분기별 재무제표부터 단일 미수금 보고서에 이르기까지 조직 전반에서 수행되는 모든 작업에 데이터 무결성이 보장된다.

비즈니스

ERP는 비즈니스 환경에 무시할 수 없을만큼 엄청난 영향력을 끼치고 있다. 엔터프라이즈 데이터와 프로세스가 ERP 시스템에 포함되면서 기업들은 개별 부서를 조정하고 워크플로를 개선할 수 있어 상당한 비용 절감 효과를 거둘 수 있다. 보고서로 생성된 실시간 정보를 통해 비즈니스 분석 정보를 개선하고, 간소화된 비즈니스 프로세스와 모범 사례를 통해 운영 비용이 저렴하다. 계약, 요청, 구매 주문에서 사용자가 데이터를 공유하여 협업을 개선, 다수의 비즈니스 기능과 잘 정의된 비즈니스 프로세스에서 공통의 사용자 환경을 통해 효율성을 개선했다. 백 오피스부터 프런트 오피스에 이르기까지 일관된 인프라를 사용하고 모든 비즈니스 활동에서 동일한 디자인을 사용하며, 공통의 사용자 환경과 설계의 높은 사용자 채택률과 데이터 무결성 개선 및 재무 통제를 통해 위험이 감소하였다. 또한, 균일한 통합 시스템을 통한 관리 및 운영 비용이 절감 되었다.

각 비즈니스 프로세스를 모두 처리하는 하나의 솔루션 소프트웨어는 없지만, ERP 기술을 통해 모든 비즈니스 프로세스를 더욱 나은 방식으로 통합하여 협업을 개선하고, 데이터에 기반한 의사 결정을 내리며, 비즈니스 생산성을 향상시킬 수 있다. 현대식 ERP의 대시보드에서는 회사의 재무 상태를 언제 어디서나 실시간으로 확일할 수 있으며, 일일 작업을 자동화하여 수동 입력을 줄이고, 비즈니스의 규정을 준수하는데 유용한 추적 기능도 있다. 인적자원은 현대식 솔루션은 회사 데이터를 관리하고 급여, 고용, 기타 직무 등 직원 관리 업무를 간소화할 수 있고, 직원들의 실적을 추적하여 HR 문제점이 발생하기 전에 파악할 수 있다. 또한, 제조는 비즈니스 커뮤니케이션을 향상시키고 일상적인 프로세스를 자동화하며 제조업체가 실시간 데이터에 액세스하여 고객 요구를 충족하고 자원을 관리할 수 있으며, 프로젝트와 비용 관리는 물론 생산 계획도 최적화한다. 마지막으로, 공급망에서는 정보를 수동으로 입력하고 창고에서 재고를 조회하는 경우 ERP를 사용하면 프로세스를 자동화하여 시간과 비용을 절약할 수 있다. 현대식 솔루션의 대시보드와 비즈니스 인텔리전스는 재고 관리에서도 유명하다.

온프레미스 방식

클라우드 컴퓨팅이 발전하면서 개인과 기업에서도 데이터를 저장하고 소프트웨어를 실행하는 방식에서 일대 혁신이 일어났다. ERP 시스템은 온프레미스 방식일 수도 있고, 클라우드에서 운영할 수도 있다. 온프레미스(on-premise) 방식은 기업의 사내 전산 시스템에서 소프트웨어가 설치되어 운영되는 방식이다. 클라우드 기반의 ERP는 다양한 데이터를 클라우드에 저장하는 것을 의미하며, 기존에 이용하고 있는 다양한 애플리케이션과 기능들을 클라우드 프로세스를 활용해서 처리할 수도 있다. ERP를 인하우스(in-house) 형식으로 설치하려면, 상당히 복잡한 사양의 컴퓨터와 그것을 효과적으로 운영하기 위한 주변기기들도 있어야 한다. 최고 사양의 전산 장비들을 갖추지 않은 상태에서 온프레미스 방식으로 ERP를 구축하게 되면, 그 성능이 떨어질 수밖에 없다. 클라우드 기반의 솔루션은 인터넷 연결만 신경 쓰면 돼서 성능에 대해서 문제가 전혀 없다. 온프레미스 방식으로 ERP를 갖추면, 관련 장비들을 주기적으로 업그레이드해야 해서 높은 비용 부담이 발생하게 된다. 회사의 규모가 크고 장비들도 많아 ERP 시스템을 설치하고 관리하기 위한 별도의 인력을 고용해야 할 수도 있다. 이에, 클라우드 기반의 ERP 소프트웨어는 서비스 구매 비용 이외에 별도의 추가 지출이 거의 발생하지 않는다. 사용자의 정보를 포함해서 데이터를 보호해야 하는 기업들에는 보안이 필수이다. 클라우드 기반 솔루션은 그 안의 데이터와 정보들을 어디서든 이용할 수 있어 보안에 대해 특히 문제가 되지 않는다. 이는 복잡한 인증과 프로토콜을 통해서 접근 권한을 가진 사용자만 시스템에 접속할 수 있어서 인하우스 방식보다 보안이 더 철저한 경우도 많다. 하지만, 업데이트 및 시스템 비활성화 스케줄 관리와 비용 등의 단점으로 인해서 온프레미스 솔루션을 선호하는 기업들도 있다.

업데이트 및 시스템 비활성화 스케줄 관리는 클라우드 서비스 제공 업체 측에서 모든 것을 다루기 때문에 사용자로서는 시스템 업데이트에 대해서는 신경 쓸 필요가 없지만, 업데이트가 수행되는 일정을 관리할 수 없다는 것을 의미하기도 한다. 즉, 시스템이 비활성화되는 스케줄을 사용자가 직접 관리할 수 없다는 뜻이다. ERP를 사용해야 하는데 업데이트가 진행되어 시스템을 다시 이용할 수 있을 때까지 기다리는 수밖에 없다. 또한, 클라우드 시스템을 이용하는 비용이 낮을 수는 있지만, 서비스 제공 업체가 이용료를 올리는 경우도 있다. 온프레미스 시스템을 구축하고 관리하는 비용을 넘어서게 되는 경우가 발생할 수 있다.

참고자료

• 〈ERP란 무엇인가?〉, 《오라클》
• 〈ERP의 개념과 필요한 이유?〉, 《마이크로소프트》
• WISHKET, 〈‘ERP’란 무엇일까? ERP로 비즈니스 효율 높이기〉, 《위시켓 블로그》, 2020-03-11

같이 보기

• 비즈니스
• CRM
• HR

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