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진본
진본(眞本)은 저자가 직접 쓴 책이나 화가가 직접 그린 그림, 또는 처음 박아 낸 판본을 말한다. 이것과 모조품을 구별하는 기술이 있어야 작가 등이 손해 보지 않을 수 있다.[1]
진본성[편집]
기록의 물리적 특징, 구조, 내용과 맥락 등을 포함하여, 내적 · 외적 증거로부터 추론할 수 있는 기록의 품질로서, 어떤 기록이 위조되지 않은 원래 그대로의 것이며, 훼손된 바 없는 상태인 것을 지칭하는 용어이다. 국제 기록 관리 표준 ISO 15489는 신뢰성, 무결성, 가용성과 함께 진본성을 기록이 갖추어야 할 기본적 속성으로 정의하고 있다. 그러나 진본성에 더 포괄적인 의미를 부여하는 사람들도 있다. 즉, 가용성, 해독 가능성, 무결성 등을 아우르는 광범위한 개념으로 진본성을 정의하고, 기록이 본질적으로 갖추어야 할 가장 기본적인 조건으로 파악하기도 한다.
예를 들어, 달러(Dollar)는 "읽을 수 있고, 기계로 해독할 수 있고, 식별할 수 있고, 그 논리적이고 물리적인 객체가 하나의 보호막 안에 담겨 있고, 검색할 수 있으며, 동일한 논리적 · 물리적 구조와 지적인 내용을 재구성할 수 있고, 인간이 이해할 수 있고, 인증받지 않은 방식으로 수정되거나 훼손되지 않은 기록"으로 정의하였다. 맥닐(Heather MacNeil) 등 도 그 기록이 자임하는 바 그대로이며, 부당하게 변경 또는 변조되지 않은 기록이 진본 기록이라고 명시하여 진본성이라는 용어를 기록의 전반적 품질을 판단하는 포괄적 기준으로 간주하고 있음을 확인할 수 있다.
진본 기록을 판단하는 기준으로 ISO 15489가 제시하는 요건은 기록이 원래 의도되었던 바대로 존재하고 있으며, 이를 생산하거나 보낸 것으로 되어 있는 바로 그 사람이나 조직이 생산하거나 보냈는지, 또 명시된 시간에 생산되거나 보내졌는지를 확인할 수 있는지의 여부이다. 기록의 진본성은 어떤 문서가 진본임을 증명하는 확실한 증거를 확인하여 판정하기보다는 일정한 조건을 갖추었을 때 진본임을 추정할 수 있다는 것이다.
예컨대, 미국 연방 증거법은 일상적으로 업무 활동을 실행하는 과정에서 생산된 기록과 문서로, 그 신뢰성을 의심할 만한 두드러진 사유가 없는 경우에 진본임을 추정할 수 있도록 정하고 있다. 보통 그 기록이 생산된 연원, 무결성, 내적 완전성에 기반하여 기록의 진본성을 판단하며, 그 판단을 신뢰할 수 있을지의 여부는 같은 배경에 있거나 동일한 유형의 정보원 사이에 존재하는 일관성과 통일성을 검토하는 것을 통해서 생기는 것이라고 할 수 있다. 진본성 추정에 관한 논의는 법적 · 문서학적 · 역사학적 차원으로 구분하여 살펴볼 수 있다.
우선 법적 차원에서는 공적인 권위를 가진 개인이나 조직이 과거에 생산되었거나 현재 생산 중인 어떤 문서가 진짜임을 확인 하는 기록을 진본으로 추정한다. 문서학(diplomatic) 차원에서는 생산 및 유지 과정의 적격성, 즉 일정한 자격을 갖춘 개인의 서명이 기록에 첨부되어 있는지, 또 기록에 표시된 시간과 장소에서 해당 기록이 생산되었는지 등이 진본성 여부를 판단하는 가장 중요한 기준이 된다. 역사적 차원의 진본성은 기록이 가리키는 사건이 실제로 발생하였는지, 또는 기록이 담고 있는 정보가 사실에 부합하는지를 입증할 수 있는 경우에 확인된다.
특히 전자 기록의 진본성 추정 기준으로는 InterPARES 프로젝트에서 제안한 '전자 기록의 진본성 판정을 지원하는 지표 요건'과 '전자 기록의 진본 사본 생산을 지원하는 기본 요건'이 있다. 지표 요건(benchmark requirements)은 생산 기관으로부터 보존 기관으로 전자 기록이 이관되기까지의 기간 동안 진본성을 유지하기 위하여 기록 관리 시스템이 갖추어야 할 요건을 정한 것이며, 기본 요건(baseline requirements)은 보존 기관으로 이관된 이후의 기록을 진본으로 보존하고 진본과 동일한 가치를 갖는 사본을 생산하기 위한 요건이다.[2]
진본 확인[편집]
기록이 자임하는 바 그대로이며, 부당하게 변경 또는 변조되지 않았으므로 진짜(genuine)이거나 원래 그대로임(original)을 확인하는 과정을 말한다. 진본성(authenticity)은 '진본임' 또는 '진본과 등가인 상태'를 지칭하는, 기록의 질에 관한 개념인 반면, 진본 확인(authentication)은 기록의 진본성을 확인하거나 증명하는 행위나 과정을 가리킨다. 진본인 상태를 유지하여왔음을 확인하는 방법론이자 실제적인 기법이라고 할 수 있다. 종이 기록의 진본성을 판정하는 데에는 2가지 접근 방식이 있다.
첫째, 관리 연속성(chain of custody)을 보장하는 것이다. 실제로 기록이 생산자로 명시하는 기관이 그 기록을 작성하였으며, 그 기관과 당해 기록 관리 기관에서만 보관되었음을 단언할 수 있을 때 진본임을 판정할 수 있다.
둘째, 형태 서지학(diplomatics)의 기법을 활용하여 기록의 형태나 구조와 같은 본질적 속성을 파악하고, 문제가 되는 기록이 명시하는 시대에 생산된 것인지를 판정하는 방식이다. 전자 기록에서는 기록 관리 메타데이터를 충실하게 확보하여 관리함으로써 이루어질 수 있다. 진본성은 기록의 생산자와 긴밀한 관련이 있다. 생산자로 표시된 개인이나 조직에 의하여 생산되었음이 진본 기록을 결정하는 가장 중요한 증거이다.
서명이 생산자를 확인하고 생산자와 기록의 관계를 수립하므로 서명의 존재가 진본성에 대한 본질적인 증거가 된다. 기록의 물리적이고 공식적인 특징을 검증하는 과정을 통하여 진본성을 증명할 수도 있다. 그러나 진본성만으로 기록의 내용이 갖는 신뢰성을 자동적으로 보증할 수는 없다. 확인보다는 대체로 추정으로 기록의 진본성을 판단한다. 미국 연방의 증거 규칙에 의하면 정규 업무 과정에서 생산되고 그 신뢰성(trustworthiness)을 의심할 만한 명백한 이유가 없으면 진본으로 추정할 수 있다.
진본성을 추정하는 데 도움이 되는 질문들로는 ‘이용자가 원하는 것이 바로 이 기록인가? 이용자가 원래 확인한 기록과 같은 것인가? 생산되거나 마지막으로 확인한 후에 변경된 적이 있는가?’ 등이 있다. 이 질문들에서 확인할 수 있는 바와 같이 진본성과 무결성은 서로 밀접히 관련되어 있다. 무결성을 확보함으로써 진본성을 보장할 수 있게 된다. 그리고 진본성을 보장하기 위해서는 기록의 무결성을 확보할 수 있는 전략을 수립하여 실행하여야만 한다. 진본성이 목표라면 무결성을 보장하는 일은 진본성을 확보하기 위한 기본적 처리 과정이라고 할 수 있다.[3]
진본 인증[편집]
기록의 진본성을 검증하여 어떤 기록이 진본임를 제도적으로 확인해주는 조치를 의미한다. '진본 확인(authentication)'과 동의어로 사용되는 경우도 많으나, 두 용어를 구분하여 사용하기도 한다. 두 용어를 구분하는 경우, 진본 확인은 진본임을 확인하는 과정을 지칭한다. 한편, 진본 인증은 그러한 과정의 결과로 어떤 기록을 진본으로 판단하고 인증하는 제도 및 기술적 장치를 가리킨다. 진본임을 인증받은 기록의 원본이나 사본은 '인증본(certified copy)'이라고 한다.[4]
원본, 진본, 사본[편집]
기록물 관리가 비교적 단순했던 시기가 있었다. 오랫동안 전통적인 기록관리는 기록정보를 담은 매체와 기록된 정보간의 상호일치성이 있었다. 즉, 기록물의 물성이 기록매체를 통해서 기록정보를 즉시 식별할 수 있도록 했기 때문이다. 지금은 비전자기록이라고 부르는 종이기반의 시절 이야기다.
이미 용어에서 전자기록이 기본이고 여기에 접미어로서 '비(非)'자가 붙어서 전자기록에 대비되는 '비전자'기록이라는 용어가 만들어 졌다. 불과 10년전만 하더라도 기본적인 기록의 생산형태는 종이(텍스트) 기반이었으나, 생산방식이 전자적 업무에 기반하면서 이루어지면서 전자기록의 생산량이 급증했다. 또 기존에 카드나 대장과 같은 일정한 규격과 형식에 따라 처리되던 업무도 상당수 전자화하면서 정보의 신속한 이용이 가능하도록 하는 방향으로 변경되었다. 그러면서 이전보다 더 많은 분야에서 업무처리 자체가 시스템 내에서의 프로세스 과정 중에 이루어지는 형태가 나타나고 있다.
과거에는 기록물 원본이라고 하면 종이와 같이 육안으로 식별이 되는 매체에 담겨 있어서 그 안에 생산과 관련된 메타와 기록정보를 동시에 확인할 수 있는 것을 말하는 것이 일반적인 인식이었다.
전자기록 시대에서 원본은 무엇일까? 전자기록은 종전의 기록에 비해서 매체종속성이 더 심화된 형태의 기록이라고 생각한다. 육안으로 모니터를 통해서 보여지는 인터페이스는 동일하지만, 각각의 메타데이터가 분산되어 있고, 이를 시스템에서 통합해서 육안으로 식별가능한 형식으로 표출시켜주는 방식이 현재 우리가 보는 기록정보의 내용이다. 따라서 전자기록에 대해서는 '원본'이라는 말보다는 '진본'이라는 용어를 사용한다.
'원본'과 '진본'의 차이는 무엇일까?
실무적인 관점에서 보자면 '원본'과 '진본'은 사실상 동일한 의미로 사용된다. 법률에 의하여 정해진 업무를 담당하도록 정식의 명령을 받은 공직자가 공식적으로 사용하도록 되어 있는 생산시스템을 통해서 법적인 절차와 방법에 따라 생산한 전자기록을 '진본'으로 인정한다. 이 때 중요한 키워드는 '공식성'이다. 비공식적으로 이루어지는 활동은 기록이라고 말하기 어렵다. 즉, 업무처리과정에서 출력해서 보고하고 정제된 형태로 갈무리해서 완성된 전자파일로 생산하여 등록된 결과물이 기록으로 인정된다. 사실, 공공기록물법령에서는 이러한 과정도 시스템 내에서 전자적으로 이루어져야 한다고 말하고 있다.
전자문서를 보면 간혹 문서의 일부가 수정이 되면서 해당 전자문서의 버전이 1.0이 아니라 2.0이나 그 이상으로 되어 있는 것을 볼 수 있다. 이 경우에는 검토경로에서 문서회수나 지시사항 등이 있는 것을 볼 수 있다. 해당 버전의 내용을 클릭해서 비교해보면 어떤 부분에서 수정이 이루어졌는지도 확인할 수 있다. 이러한 경우 하나의 문서에 여러개의 버전이 함께 있는 과정의 흐름을 일부 볼 수 있게 된다. 그러나 현실적으로는 출력된 형태로 보고와 수정이 이루어지고 시스템적으로는 완결된 기록정보가 등록되기 때문에 다양한 버전의 기록을 보기는 쉽지 않다.
'원본'과 '진본'의 사이에 '사본'이 개입되는 경우도 있다. 계약서류나 민원으로 접수된 기록의 경우 해당 서류를 스캔해서 이미지로 전환한 후 전자문서의 첨부로 붙이는 경우가 있다. 이 경우 스캔해서 이미지로 붙인 파일은 '사본'이 된다. 스캔 전의 계약서류나 민원서류를 관리하는 것에 어려움이 따른다. 핵심적이고 중요한 기록이라면 당연히 '원본'을 관리하는 것이 맞다.
그러나 업무 처리과정에서 이루어지는 반복적이거나 내용의 확인이 더 중요한 경우에는 대상을 정하여 스캔하여 첨부된 '사본'에도 '원본'과 동일하거나 적어도 전자기록에서 적용하는 '진본'의 개념을 적용하는 것이 현실적이고 합리적일 것이다.
기록을 양적으로 관리하는 시대가 지나가고 있다. 질적으로 양질의 기록을 생산하도록 하고, 이를 효율적으로 관리하고 이용할 수 있도록 하는 것의 중요성이 더 커지고 있다. 기록이 과거의 활동에 머무르지 않고 미래의 전개를 열어가는 참고로 되게 하기 위해서 기록관리에서도 '생산성'이라는 측면에서 무엇에 집중하는 것이 더 좋을지 고민해야 할 때다.[5]
각주[편집]
참고자료[편집]
- 〈진본〉, 《나무위키》
- 〈진본성〉, 《기록학용어사전》
- 〈진본 확인〉, 《기록학용어사전》
- 〈진본 인증〉, 《기록학용어사전》
- 기록이, 〈원본, 진본, 사본〉, 《네이버 블로그》, 2024-01-15
같이 보기[편집]
