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품질보증서
품질보증서(品質保證書, quality assurance)는 제품의 품질을 보증하고 관리하기 위하여, 제품을 만들고 유통한 책임자의 이름과 제조 날짜 및 교환이나 환불 따위의 내용을 적은 서류이다.
개요[편집]
품질보증서는 제품의 품질을 보증한다는 내용의 문서이다.
품질보증은 제품 또는 시설이 정상적으로 가동한다는 확증을 얻기 위해 실시하는 모든 작업을 말한다. 품질보증서는 품질 검사 결과의 내용을 문서로 기재한 것이다.
품질보증서는 조직의 경영자가 부과된 품질보증 요건(기준)을 만족시킬 것인가에 대한 방법을 제시한 방침을 기재하고 체계적인 품질확보를 위해 작성하는 문서이다. 품질보증서에는 실질적인 품질보증 업무 수행이 가능하도록 상세하게 작성해야 한다. 또 소비자(고객)의 욕구에 맞는 품질을 보증할 수 있도록 내용을 구성한다.
품질보증서 작성항목은 제품명, 모델명, 제조번호, 구입 일자, 보증기간, 고객의 주소, 성명, 전화 등을 기재할 수 있다.
품질보증서를 발급해야 하는 이유[편집]
먼저 보증서를 발급해야 하는 이유는 "소비자보호법"에 있다. 내용을 살펴보자면,
"사업자는 물품의 판매 시 품질보증기간, 부품보유기간, 수리·교환·환불 등 보상방법 및 기타 사항을 표시한 증서(이하 “품질보증서"라 한다.)를 교부하거나, 그 내용을 물품에 표시하여야 한다"고 기재되어 있다.
법적으로 의무사항을 필수로 규정하고 있는 품목이 별도로 존재하지만, 그 경우를 제외하면 보증서를 제공해야 한다는 의무를 위반했을 경우 별도의 벌칙규정은 존재하지 않는다. 하지만 품질보증서 발급 자체가 브랜드의 신뢰와와 직결되어 있고, 보증서의 내용이 사업자와 구매자가 맺은 계약의 역할을 한다. 즉, 보증서를 통해 A/S나 판매 이력을 확인하고, 판매나 제품의 품질을 증빙할 수 있는 수단이 되기 때문에 품질보증서를 함께 발급하는 것이 좋다.
그렇다면 품질보증서를 교부하지 않은 상태로 분쟁이 생기면 어떻게 될까? 소비자 보호법에 품질보증서를 교부하지 않거나, 내용이 미흡해 보상기준의 표시가 어려우면 소비자피해보상기준에 따라 보상해야 한다고 명시되어 있다. 이 경우 법원은 브랜드의 규정과 맞지 않더라도 일반적 분쟁해결을 중요하게 생각하기 때문에 고지해야 하는 정보를 담은 보증서 발급이 필요하다 말할 수 있다.
품질보증서 양식[편집]
품질보증서는 사실 따로 지정된 양식이 있진 않다. 품질보증기간, 부품보유기간(있을 시), 수리·교환·환불 등 보상방법 및 판매자가 소비자에게 고지할 기타 사항을 표시하고 고지만 하면 되기 때문이다.
품질보증서에 포함되는 항목 중 사업자가 정한 품질보증기간과 부품보유기간이 있을 텐데, 사업자의 기준이 소비자피해보상기준에서 정한 기간보다 짧은 경우엔 소비자피해보상기준으로 보상해주어야 하므로 품목별로 기준을 잘 확인해봐야 한다.
품목별 품질보증기간 및 부품보유기간[편집]
품목 품질보증기간 부품보유기간 TV, 냉장고 1년 9년 카메라 1년 5년 데스크탑 및 주변기기, 노트북, 태블릿 1년 4년 스마트폰, 휴대폰 2년(배터리 1년) 4년 신발 1년(가죽제품) / 6개월(천 등 이외의 소재) 의류 1년(유사품목에 따를 수 없는 없는 경우) 쥬얼리, 귀금속 1년(유사품목에 따를 수 없는 없는 경우) 헬스기구, 골프채 1년 5년 우산 1개월 전구 1개월(형광등, 백열전구) 6개월(LED)
문구 6개월 1년 완구 6개월 1년 가발 6개월(인모) / 1년(인공모) 별도의 기간을 정하지 않은 경우 1. 유사 품목이 있을 시 유사품목에 따른다 2. 유사 품목에 따를 수 없는 경우 1년
<출처 : 한국소비자원 https://www.kca.go.kr/>
수리·교환·환불 등 보상방법 작성 시 유의할 점은 고객이 구매한 제품을 청약철회 및 계약 해제 기간(7일) 내에 자유롭게 할 수 있다는 점이다. 하지만 소비자의 잘못으로 물건이 멸실되거나, 가치가 뚜렷하게 떨어진 경우, 다시 판매할 수 없는 경우, 복제가 가능한 물건의 포장을 훼손한 경우 등 청약철회가 불가능한 사항들도 있으니 각 브랜드와 품목 상황에 맞게 작성하시길 권장한다.
이렇게 각각의 항목이 설정된 이후엔 고객에게 교부하기 위한 디자인을 하게 될 텐데 디자이너가 있는 브랜드의 대표는 디자인을 하고, 인쇄를 해서, 제품을 배송할 때 동봉하는 과정까지의 경험이 있을 것이다.
하지만 1인 브랜드를 운영하고 계시는 대표, 인쇄 매체에 익숙한 디자이너가 없는 브랜드의 경우에는 잘 만들어진 브랜드 아이덴티티와 다르게 뻔한 디자인의 보증서가 교부되어 나가고 있을지도 모르겠다.
품질보증서의 발전방향[편집]
품질보증서에 양식이 따로 없다고 앞서 말씀드렸다. 전자문서 및 전자거래 기본법에 따르면
1. 전자문서는 전자적 형태로 되어있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않는다.
2. 보증인이 자기의 영업 또는 사업으로 작성한 보증의 의사가 표시된 전자문서는 서면으로 본다.
라고 나와 있는데 이와 덧붙여 한국소비자법학회가 2022년 12월 진행한 소비자보호를 위한 계약법 발전방향 논의에서도 품질보증서 조항의 경우 보증이 종이 또는 다른 내구성이 있는 매체로 제공될 것을 요구한다는 내용이 기재되었다.
품질보증서를 꼭 종이로 인쇄하지 않고 다른 매체로 제공하는 것도 가능하다는 말이다.
그렇다면 품질보증서는 어떻게 변화하게 될까? 종이 영수증이 전자영수증으로 발전하려는 흐름이 있었듯, 이미 많은 나라의 글로벌 브랜드에서는 종이로 발행되던 보증서를 디지털로 옮겨 가려 하는 흐름을 보이고 있다. 모바일 앱, QR코드, 웹페이지, 디지털 이력 추적 시스템 등 다양한 방식이 시도되고 있고, 종이로 만들어지는 것들을 줄이기 위한 노력을 하고 있다.
한국에서 역시 "친환경 및 디지털 트랜스포메이션을 통해 글로벌 환경규제와 산업구조 혁신에 선제적으로 대응하자"고 이야기 한 바 있다. 소비자보호법과 전자문서 및 전자거래 기본법에 따르면 "다른 매체(=디지털)"로 보증서를 발급하는 것도 교부된 종이와 동일한 효력을 가질 수 있는 만큼, 브랜드의 편의를 올릴 수 있는 좋은 수단이 되지 않을까 생각한다.
앞서 말했던 품질보증서가 디지털화된다면, 포함되어야 하는 모든 정보를 한 페이지 안에서 보여줄 수 있고, 고객의 전자지갑 속에 안전하게 보관되기 때문에 버리거나 잃어버릴 걱정 없이 사용할 수 있다는 것 또한 장점이다. 보증서 양식을 만들기 힘든 1인 브랜드나, 스몰 브랜드 역시 자유롭게 항목을 설정하고 원하는 방식대로 발급할 수 있다.
인쇄보다 저렴한 가격으로, 빠르고 간편하게 제작하고 발급할 수 있고, 자유로운 수정이 가능하다.
참고자료[편집]
- 〈품질보증서〉, 《예스폼 서식사전》
- 〈품질 보증서 品質保證書〉, 《네이버국어사전》
- 버클, 〈브랜드가 알아야 할 품질보증서 발급의 모든 것〉, 《네이버 블로그》, 2023-02-09
같이 보기[편집]
