비품

비품(備品)이란 늘 일정하게 갖추어 두고 쓰는 물품을 말한다.

사물실비품

비품은 특히 사무실에서 쓰는 물건으로서 한번 장만하면 오래 두고 쓰는 물건을 말하는데, 흔히 내용연수가 1년 이상으로 그 금액이 상당액 이상인 업무용으로 갖추어 두는 가구, 사무용기기 등 물건을 말한다.

비품계정은 소모품과는 다른 비교적 오래 사용할 수 있는 가구, 컴퓨터나 복사기 등 사무용기기 등 물건의 재산적 변동 상태를 기록하는 계정이다.

비품명세서는 회사에서 필요한 각종 비품을 관리하거나 구매하기 전 비품의 현황파악 및 사용한 내역 등을 작성하는 문서로 직원들의 업무 수행을 돕는 역할을 한다.

비품을 구매할 때에 현재의 비품 현황을 파악할 필요가 있을 때는 우선 비품명세서 작성하도록 한다. 해당 부서에서는 비품명세서 토대로 타당성을 조사하여 구매 결정을 내리게 된다. 비품명세서를 작성할 경우 품명에 책상과 의자, 필기구와 각종 사무용품, 전구와 휴지 등 회사에서 필요로 하는 많은 종류의 비품을 작성하고 덧붙여 비품번호, 구입일시, 기존장소, 이전장소 등을 함께 기록한다.

비품명세서 작성요령

① 신청부서 및 승인부서 비품명세서 작성한 부서의 책임자가 서류를 확인한 후 결재를 올리면, 비품명세서 보고받은 총무부 또는 비품 담당 부서에서 최종승인을 하면 비품구매 결정이 내려진다.

② 품명 회사에 새로운 물품을 공급할 때에는 직급별 지급기준에 따라 별도의 신청서 없이 비품을 지급한다. 그러나 각 부서에서 공용으로 사용하는 비품이나 특별한 목적에 필요한 비품은 비품 내역과 수량, 목적 등을 명기한 비품명세서 받도록 한다.

③ 비품번호 모든 물품은 관리의 효율성을 위해 물품의 관리번호를 기재하여 등록하는 것이 좋다. 비품명세서 작성 시 품명 옆에 해당 물품의 비품번호를 적는다.

④ 구매일시 해당 비품의 구매일시를 기재한다.

⑤ 기존장소 및 이전장소 위 비품명세서는 비품의 재배치에 관한 사항을 작성한 것으로 비품이 있던 기존부서(위치)와 이동되는 부서(위치)를 작성하도록 구성되어 있다. 비품명세서는 서식이 일률적으로 정해져 있지는 않으므로 업무의 상황과 목적에 맞도록 내용을 적절히 수정하여 작성할 수 있다.

⑥ 비고 특별한 사항이 있을 경우 기재하거나 자료를 첨부할 경우 작성한다.

⑦ 보고사유 특별한 목적에 의해 필요한 비품일 경우, 비품명세서 작성하는 보고사유를 기재한다.

⑧ 작성일자 비품명세서 작성하여 담당 부서에 제출한 일자를 기재한다.

비품명세서 작성 시 주의사항

① 신청품목을 정확하게 기재한다. 아무리 값싼 비품이라도 회사의 자산이므로 담당 부서나 결재권자의 결재를 받아야 한다. 품목별로 꼭 필요한 비품을 부서별로 의논한 후 작성하되, 비품번호와 구입일시, 사용장소 등을 꼼꼼하게 기재하도록 한다.

부서별로 작성한 비품명세서는 총무부에서 취합하여 해당 업체에 비품 신청서를 보낸다. 신청품목에 대하여 공용제품은 함께 사용하도록 하거나, 특정 비품인 경우 필요한 부서에 따로 지급하며 부서에서는 지급된 신청품목의 수량, 제품 등을 확인한 후 서명을 하도록 한다.

② 신청품목의 사후 관리에도 신경 써야 한다. 자주 고장이 생기는 품목이나, 전산장비, 통신장비 같은 경우 문제가 발생하면 회사에 큰 지장을 초래할 수 있다.

따라서 이러한 품목을 기재할 때는 전문 보수업체를 지정해 두는 것이 좋으며, 지정업체를 정해 유지, 보수 관리 계약을 미리 해두고 신속하게 대응하면 더욱 효과적일 것이다.

③ 구매계획을 세우고 비품명세서 작성한다. 값싼 비품 하나라도 모이면 회사에 큰 비용으로 나갈 수 있으므로, 쓸데없이 낭비하지 않도록 비품명세서 작성할 때에는 그 비품의 사용 여부를 점검한 후 타당성을 고려하여 기재하도록 한다.

품목별로 재고점검표 혹은 비품대장 등을 작성해 놓고, 필요한 비품을 점검한 후 비품명세서 작성하도록 한다. 세심한 절약과 함께 사용 습관을 개선하면 회사 업무의 효율성을 향상할 수 있을 것이다.

폐기/매각

비품이 노후화되거나 파손되었을 경우, 자산성격의 비품에 대해서 장부에 기록된 취득가액과 잔존가액을 확인해서 폐기/매각 업체를 찾아서 견적서를 받고 폐기비용 또는 매수가격 그리고 인도조건 등을 사전에 협의한다.

이후 품의서를 작성한 후 결재를 받아 비품을 처리하고 관련 장부처리를 한다.

객차비품

객차비품이란 여객열차를 운행할 때 여객의 편의 또는 안전을 도모하기 위하여 필요한 물품으로 침대비품, 화장실 및 세수장비품, 객차용 표시표, 객차용 쓰레기통, 계절용품 및 소화기 등이 있다.

용어

객차비품정비(客車備品整備)

• 객차비품의 수량확보, 소독, 세탁, 게출 등과 같이 여객이 즉시 사용할 수 있도록 함을 말함.

객차비품담당역소(客車備品擔當驛所)

• 객차 비품의 정비, 수거 및 보관관리를 담당하도록 청장이 지정한 역, 소.

객차비품보충역(客車備品補充驛)

• 운행중인 열차에 비품을 보충, 교환해 줄 수 있도록 지정한 역으로서 대전, 익산, 영주, 제천역과 청장이 필요하다고 인정할 경우에 따로 정한 역.

객차비품집중관리역(客車備品集中管理驛)

• 비품을 집중적으로 관리하기 위해 지정한 역으로서 서울역, 청량리역과 철도청장이 필요하다고 인정할 때에 따로 정한 역을 말함.

참고자료

• 〈비품〉, 《네이버국어사전》
• 예스폼, 〈회사에 꼭 필요한 비품! 비품 현황을 파악할 수 있는 비품명세서에 대해 알아볼까요?〉, 《네이버포스트》, 2018-05-28
• 〈객차비품〉, 《네이버지식백과》

같이 보기

• 물품
• 소모품

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